為了提高物業管理公司各部門投訴的直接處理率，縮短業主的等待時間，縮短整個流程的時限，規範投訴處理行為和統壹投訴處理口徑，減少重復投訴次數，最終達到提高業主滿意度的目的，物業管理公司投訴處理人員必須掌握以下投訴處理流程:
壹、接到投訴(電話投訴、現場投訴、前臺投訴)如果第壹個詢問的人是物業管理公司的普通員工，可以當場給予解釋，如果不能處理，應提請專門的投訴處理人員處理。
二、投訴處理人員接到投訴後，首先要安撫業主的情緒，用“先處理情緒，後處理事情”的原則，在態度上給業主壹種親切感，以積極的態度對待業主的投訴。
3.業主陳述理由時，投訴處理人員應對業主陳述的理由做詳細記錄以供參考，並要求業主出示相關證明作為憑證。
四、根據業主的投訴進行業務分類，並立即核實投訴是否真實有效，如有效，可當場、立即處理；如果不能當場處理，可以和業主協商處理時間，請示上級後，給予有限的電話答復。
5.如有需要其他部門配合才能解決的問題投訴，應盡快聯系其他部門，在獲得解決方案後再向業主做出答復。
六、業主對處理結果不滿意時，投訴處理人員可移交上級。當值班人員不能當場解決問題時，可另找時間與業主協商電話跟蹤服務，限時給予答復。
七、當業主不同意更改時間時，簡要總結投訴處理情況，上報並移交上級部門處理。
八、處理投訴時，投訴處理人員將業主送出門口後，應及時記錄投訴處理結果。如果時間允許，可以對投訴進行分類匯總。