1，物業服務企業根據維修和改造項目提出的建議；沒有物業服務企業的，由相關業主提出使用建議；
2、住宅專項維修資金列支範圍內專有部分占建築物總面積三分之二以上且占總人數三分之二以上的業主討論並采納使用建議；
3、物業服務企業或相關業主組織實施的使用方案；
4、物業服務企業或相關行業主持人持相關材料，向所在地直轄市、市、縣人民政府建設主管部門提出費用申請；e、建設主管部門批準後，向專戶管理銀行發出住宅專項維修資金劃轉通知；
5.專戶管理銀行將所需的住宅專項維修資金劃撥給維修單位。
四項費用不得從住宅專項維修資金中列支:
1.依法應當由建設單位或者施工單位承擔的住宅部位和設施設備的維修、更新、改造費用；
2、依法應當由相關單位承擔的供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等管道和設施設備的維修、養護費用；
3、應由當事人承擔因人為原因損壞住宅* * *部位、* *設施設備所需的修復費用；
4、根據物業服務合同，物業服務企業應當承擔住宅部位、設施設備的維修和養護費用。
綜上所述，管理住宅區維修資金的最佳做法包括確保資金的使用合法合規，制定透明的使用程序，建立有效的監督機制。建立合理的維修資金儲備，保證小區長期維修需求。這些做法有助確保維修基金的合理使用，維護社區的長遠利益。
法律依據:
住宅專項維修資金管理辦法
第七條
商品房、非住宅房屋的業主應當按照自有物業建築面積交存房屋專項維修資金，每平方米建築面積交存的首期房屋專項維修資金數額為當地住宅建築安裝工程每平方米造價的5%至8%。直轄市、市、縣人民政府建設(房地產)主管部門應當根據當地實際，合理確定並公布每平方米建築面積交存的首期住宅專項維修資金數額，並適時進行調整。