我們認為，這些問題的根源是職能劃分產生的條塊分割，各部門只關註自己的職責，缺乏必要的信息傳遞和有效的協調機制；其次，缺乏完善的檢驗流程；第三是完善的流程沒有得到有效執行。在分析檢驗問題產生原因的基礎上，我們認為應該通過優化檢驗責任的組織結構來解決。
檢驗責任的優化
管理處各崗位人員在小區巡邏時，重要的工作內容是發現現場管理存在的問題，與業主溝通。
為增強檢查人員的責任心，擴大責任範圍，管理處經理可與各崗位簽訂檢查責任狀，明確采用專業檢查與綜合檢查相結合，明確整合各崗位檢查內容，明確與業主溝通時實行首問負責制。
在管理處內部建立專業巡視和綜合巡視流程，然後對各崗位進行專業綜合巡視流程培訓，內容包括:巡視內容、巡視職責、巡視頻率、巡視記錄、巡視路線、巡視時間、巡視問題的反饋和解決等。可以用現場講解、演示的方式，讓自己頭腦清楚巡視內容、專業巡視流程、綜合巡視流程。
專業檢查培訓:日常物業檢查大部分分為功能，如安全隱患檢查、裝修違章檢查、消防違章檢查等；檢查維修人員的公共設施設備的安全和完好情況；檢查清潔工的清潔衛生狀況，檢查綠化人員的園林綠化維護狀況等。
綜合考察培訓:按流程劃分的考察將住宅小區的現場管理作為壹個整體，每個人都要有團隊精神，全面考察現場管理中存在的各種問題(物業管理問題及相關的其他專業問題如熱力給排水、電信、電力、有線電視等。)來滿足業主解決這些問題的需求和潛在需求。
按照流程整合檢查內容，重新定義職責:比如樓道內的檢查，包括樓道內的衛生問題、維護問題、安全隱患。因為清潔工每天至少要打掃壹次樓道，所以很容易發現各種問題。所以樓道內的檢查內容從原來的崗位分工整合成壹個整體，清潔工主要承擔檢查責任。責任界定如下:清潔工是第壹責任人，第二責任人是維修人，第三責任人是保安。
檢驗過程中與業主溝通時，可采用首問負責制，擴大檢驗人員的責任範圍，增強其責任心。工作的基本內容是接受業主咨詢首問，投訴人作為檢查時首問的負責人，處理或督促有關部門解決業主在接受物業管理服務時提出和發現的各類問題。
優化巡邏組織結構
優化組織結構:優化物業管理辦公室的組織結構，有利於住宅小區的現場管理，尤其是巡邏管理。組織結構的精簡和層級的優化，有利於崗位之間的溝通與協作，提高檢查的效率和效果。比如養護費、保安、保潔、綠化服務中心六個專業部門合並為兩個部門；小區現場服務管理部由保潔綠化安全維護服務中心合並而成，管理行業內各類信息、計劃、預算、統計、質量體系、費用等，設現場流程管理經理1名，現場流程管理經理1名，其中現場服務管理部可設維護主管1名，安全主管1名，保潔綠化班長1名(分組單獨設立)。
按流程組織運營:通過流程而不是部門組織小區現場流程管理經理，由他來設計主要流程，組織運營，按照流程合理有效的組織。以北方為例，由於南北物業管理的季節性特點，流程經理可以根據季節的變化，靈活組織安排日常和季節性作業。夏季4-6月5438+00，綠化工作量較大，可以保潔員為主，收費員、養護員、保安員可適當編入綠化崗位，冬季綠化工作量較少，可將綠化人員調入養護、充電崗位；現場流程管理經理負責設計和推動崗位內的巡檢流程的優化。二是通過走管、現場會、例會、組織各種活動等方式，促進監事之間的溝通與合作。崗位之間的溝通與合作，部門內部的溝通與合作，服務中心與崗位之間的溝通與合作等。
保潔員崗位內部巡邏流程優化:分組，每組兩三人可自由組合，組成互助小組；把連續過程改成同步過程，同步過程最大。
重點是每個流程都可以隨時通信和交互。由於至少由兩人組成的互助小組，可以將原來每個人的連續過程變成打掃外部環境和打掃樓道同時進行，形成上午中午。
下午和晚上，比如早上8點到9點，合作組壹個清潔工負責檢查另外兩三個清潔工的外部環境的垃圾袋或者漂浮物，其他清潔工可以專心上樓打掃自己負責的樓道。這種流程優化可以有效控制垃圾袋和漂浮物在小區的停留時間。
崗位之間的檢查與配合:崗位之間的溝通與配合是以滿足業主流程為理念淡化職能分工，加強溝通與配合，崗位之間的溝通帶來理解，理解帶來配合，通過配合減少不必要的重復工作，從而提高效率和效果。比如，任何人發現電子門被遮擋，都可以主動關閉；任何人在任何位置發現垃圾袋，都有義務收集並運送到垃圾房；任何崗位的任何人發現小區存在安全隱患，都有義務報告並做好記錄。各崗位與保潔崗位的配合，八小時內發現垃圾，各崗位巡查時可自行撿拾。然而，傍晚和清晨的生活垃圾是服務和管理的盲區，尤其是在大風天。生活垃圾有的是無袋撒的，有的是拾荒者找有用的垃圾撒的。刮風天漂浮物到處“飛”。所以可以加強崗位配合，巡邏保安早晚負責清理生活垃圾。
各崗位與維修崗位的配合:與清潔工的配合。比如樓道的巡檢，平均每個維保人員負責50個單元的巡檢，按每天5個單元計算。如果檢查壹次需要10天，保潔員每天至少清掃壹次樓道。通過檢查內容的整合，保潔員會及時反饋樓道的維護問題，維護人員會重點關註有問題的樓道。與保安的配合，比如路燈不亮的問題，如果安排專職維修人員晚上定時巡邏，第二天就能解決，主要是沒有及時發現問題。如果每天安排人(維護人員)夜間巡邏，會浪費維護人力資源，而且每天夜間巡邏的保安會把不亮的路燈記錄下來，及時通知維護人員。這些配合可以有效的及時發現維修問題，快速解決。