物業檔案管理範文1:物業檔案管理研究摘要:物業檔案管理研究？北京聯合大學應用文理學院與北京金隅集團有限公司(以下簡稱？金宇集團？)合作項目。圍繞規範物業檔案管理，通過對金宇集團等企業物業檔案管理的深入調研，掌握物業檔案管理的現狀、經驗和存在的問題，結合提高物業管理水平的要求，提出了壹套物業檔案管理辦法，系統闡述了加強物業檔案管理的必要性和方法。
關鍵詞:物業管理，物業檔案規範化管理
壹、規範物業檔案管理的必要性
物業檔案是物業企業從事物業管理活動時，對國家、社會和業主有保存和查閱價值的各種歷史記錄。物業檔案管理是在物業管理過程中，及時做好物業文書檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供和利用工作，促進物業服務水平和效率的提高。
物業檔案管理是物業企業的基礎工作之壹。物業企業的綜合管理水平制約著物業檔案的管理，規範物業檔案管理對提高物業管理整體水平具有重要作用。兩者相輔相成。
二、房產檔案的構成
財產檔案的基本組成如下:
1.財產清單:反映所有財產單位、公共區域和所有權的狀況。包括房屋數量、戶數、面積、結構、完好狀況、產權歸屬、使用性質等。；
2.房產租售檔案:包括租售合同、房產權屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出租(轉租)的文件、公證書等。
3.業主和租戶檔案:反映各單元業主和租戶的情況。包括戶主的類型、姓名、年齡、職業、家庭人數和結構、聯系電話和入住通知。
4.物業維修檔案:包括維修計劃、維修審批表、維修圖紙、驗收單、維修工程許可證、工程預算表、材料清單。
5.物業服務檔案:物業部門在開展公共和專項服務中形成的檔案。包括:綠化、環衛、保安、車輛管理、代辦出租等產生的檔案。
6.物業費賬戶(卷):是物業各單元業主、住戶繳費的清單文件。
7.物業管理檔案:物業企業開展經營和物業延伸服務時形成的檔案。
在上述檔案中，物業專項檔案是物業管理行業特有的，是物業檔案規範化管理的主要方向，可以為提高物業管理水平和服務質量提供保障，必須予以特別重視。
三、物業檔案的規範化管理
基本要求和實施方法
通過調查，我們發現當前物業檔案管理中存在的問題有:
首先，缺乏統壹的管理制度和標準，基礎工作不規範(分類不統壹、檔案形式不統壹、保管期限不明確)，操作隨意。甚至同壹個物業組內的子公司也是壹樣的。
其次，大部分物業企業的檔案沒有集中統壹管理，而是按照內部機構的劃分分別存放，檔案的完整性和安全性得不到保障。比如有的物業公司把房屋銷售檔案放在母公司，基建檔案和行政檔案放在公司辦公室，業主檔案和維修檔案放在房管部門，財務檔案由財務部單獨管理。
再次，物業管理公司與業主之間的信息不對稱，檔案信息公示不到位，是管理者與業主(客戶)產生矛盾的主要原因之壹。
第四，兼職檔案員缺乏檔案專業培訓，沒有掌握檔案管理的基本技能，影響了物業檔案管理水平。
金宇集團通過深入細致的調研，根據檔案管理的理論和操作規範，結合物業管理的特點，制定了《物業企業檔案管理暫行辦法》。其實施控制的主要思路和要點如下:
1.規範物業檔案管理，首先要建立物業檔案管理制度和規範，明確物業檔案管理人員的職責。
？制定壹套規範，明確壹個管理責任人？，並使制度配套，可操作性強，責任明確，這是物業檔案管理規範化的第壹點。
檔案管理系統是物業管理系統的組成部分。建立物業檔案管理制度是為了完善物業管理的監督機制，充分發揮物業檔案在提升物業管理水平中的作用；其次，以制度的形式明確物業檔案管理的責任，約束和規範檔案管理行為，提高物業檔案管理水平。
物業檔案制度和規範建設包括:物業檔案管理業務範圍、物業檔案分類標準、物業檔案歸檔制度、物業檔案整理方法、物業檔案保管制度、物業檔案開放利用制度、物業檔案管理人員職責等。
金隅集團所屬物業企業中，65，438+0，000%有物業檔案管理制度和專(兼)職檔案管理人員。同時，通過專門的指導和培訓，提高檔案人員的素質，規範檔案工作，從而促進物業檔案的管理。
2.做好物業文件的形成和歸檔工作，既是物業檔案管理的起點，也是壹項重要的物業基礎工作。
物業檔案的規範化要從基礎工作做起:按規範形成物業檔案，物業檔案歸檔，物業檔案整理保管，物業檔案開放提供，檔案信息分析研究等。考慮到目前物業檔案管理的實際情況，我們特別強調物業檔案的形成和歸檔。
(1)讓每壹個物業管理和服務人員自覺地、按規範地形成文件，並註意積累。
為提高物業管理和服務質量，要求每壹位業務人員在從事各項工作時，必須自覺、規範地遵循業務流程，形成文件，作為工作依據和業績憑證。
對嗎？文件形成？控制有兩個方面:壹是在物業管理制度上，明確規定每個物業管理環節形成的文件；二是明確每個物業文件的內容和質量(文件填什麽，怎麽填)。只有滿足這兩個要求，才能稱之為規範的財產文書。
②嚴格執行備案制度。
檔案歸檔是業務流程的重要組成部分，需要物業管理和服務人員自覺執行，並將檔案歸檔作為每壹項物業管理和服務業務的終結。要真正落實這壹理念，需要在物業制度上有配套的規範，包括每壹項服務完成後的逐項或定期驗收、檢查和績效評估，還要對應該形成的文件質量進行檢查。
3.突出行業特點，重點建設物業管理專項檔案；完善壹戶壹檔的管理形式。
物業企業的檔案往往管理較好，如行政檔案、基建檔案等，但物業的專業檔案大多松散隨意，檔案形式多樣。
物業專項檔案是物業管理行業特有的。事實上，物業投入使用後，這類檔案的重要性將遠遠超過其他檔案，其數量也將逐年增加，自然應該成為管理的重點。
？壹戶壹檔？管理形式主要是針對物業專項檔案面向用戶的部分。雖然90%的企業都有壹戶壹檔的管理，但是不同的企業在壹戶壹檔的管理上采取的方法是不壹樣的。有的以每戶業主檔案為壹卷，有的以整棟樓所有業主檔案為壹卷，再以每戶業主檔案為壹分卷。
實行壹戶壹檔管理，不僅方便？家用？有針對性的管理，也有利於為業主提供個性化服務，促進物業管理公司的管理質量和服務檔次，是體現物業行業特點，保護業主和物業管理公司合法權益的好辦法。在法律允許的範圍內，也要盡量豐富每戶壹檔的內容，包括收集業主和租戶的愛好、習慣、聯系方式等個人信息。
4.以物業管理前期介入為契機，夯實物業檔案基礎，實施動態管理。
在業主委員會與物業管理公司簽訂正式委托管理之前，物業管理公司是開發商與物業管理公司臨時簽訂的，履行物業的管理職責。這種委托通常是在物業正式投入使用之前，是物業管理的前期介入。可以更好的把握物業設計和施工的環節，加強對物業的全面了解，方便以後的物業管理。
在前期物業介入過程中，檔案管理人員主要做好基建驗收檔案和竣工檔案的質量監督和收集工作。各物業管理企業和房地產開發企業及時協調，提高檔案人員的參與度，切實承擔起檢查、監督和指導的責任。
物業企業接管物業後，檔案工作的另壹個重點是做好動態管理。因為屬性的情況不是靜態的，所以屬性文件是非常動態的。業主可能因房產的買賣、交換、繼承而發生變動，房產本身也需要不斷的維護和修繕，這就需要相應的房產檔案及時變更，以保持與現實相符。在管理過程中，物業公司應當采取定期檢查、日常維護、跟蹤項目等方式，確保動態信息及時填報、無遺漏，保持檔案的現實有效性。檔案員及時收集變更的財產文件。
此外，物業公司還向業主宣傳物業檔案的公開性，方便業主利用檔案，主動公開重要的公共檔案信息；充分利用物業檔案信息滿足居民服務需求，因地制宜開展物業延伸服務。
總之，物業檔案管理貫穿於物業管理的全過程，提高物業檔案管理水平就是提升物業管理的整體水平。物業企業要真正認識到這壹點，為物業檔案工作提供精神和物質支持，這對物業管理整體水平邁上新臺階大有裨益。
摘要:隨著我國物業管理的不斷發展，物業檔案管理的重要性日益體現出來。本文從物業檔案的特點、現狀和改進建議三個方面闡述了加強物業檔案管理的意義。
關鍵詞:物業檔案管理，加強物業管理
中國圖書館分類號:G271文獻識別碼:a。
文章編號:1004-4914(2011)09-263-02。
物業檔案是隨著物業管理的出現而產生的。物業管理只有壹百多年的歷史，引入中國也不過二十多年。在這短暫的時間裏，檔案管理雖然不是物業管理的主要環節，但其重要地位不容忽視。物業管理正式發展後，幾乎每個環節都離不開檔案，無論是物業設施的維修保養，還是了解業主和物業使用人的情況，還是收取管理費、開展經營活動等。，應使用財產檔案。比如壹戶人家準備收樓後住之前裝修房子。因為改造方案包括改變原房屋的間隔，所以首先要了解原房屋的哪些墻體是承重墻，哪些是隔墻；改造方案還包括改變原有的布線布局，所以需要了解原房屋的電路布線位置。這些信息都記錄在房屋的各種圖紙上，屬於房產檔案的壹部分。如果物業檔案管理不好。即使沒有整理出來，那麽要了解必要的資料，就需要到其他有可能保存這些資料的地方去尋找，甚至需要重新測量，造成了不必要的浪費。因此，物業管理應該規範有序地進行。加強物業檔案管理尤為重要。
壹、物業檔案管理的特點
1.動態。物業管理涉及具體方面:管理的對象是物業，服務的對象是物業的所有人或使用人。相關對象的情況通常不是靜態的。該物業可能需要維修和保養；業主可能因房產所有權的變更而變更，如出售、交換；住宅使用人更容易因租賃關系的變更而頻繁變動，因此物業、業主、住宅使用人的相應文件資料也應不斷變更。這就決定了物業檔案的管理必須及時、準確、動態。
2.正直。物業檔案主要可以分為兩部分:壹部分是物業公司日常經營形成的普通檔案，包括行政管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、榮譽檔案等。另壹部分是基層物業管理辦公室日常運作形成的物業管理專項檔案，包括物業日常巡查簿、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主和租戶檔案、物業服務檔案等。屬性文件由基於屬性單元的文件組成。不管物業怎麽處理，產生的文件材料都要補充。因此，每壹個檔案都是壹個有機的整體，充分反映了壹個產權單位的變化過程，因而要求對產權檔案進行完整、規範的管理。
3.相關性。物業管理活動是圍繞著人們的日常生活進行的，沒有任何檔案像物業檔案那樣與人們的日常生活聯系如此緊密。很多檔案，如辦公文件、訴訟檔案等，通常歸檔後很少使用，因為人們在日常生活中很少涉及這些檔案，而物業檔案會隨著物業裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷被訪問。這充分體現了物業檔案管理與人們日常生活的密切相關性。
4.靈活性。相對於壹些檔案，比如產權檔案和人事檔案，財產檔案。它具有壹定的公共性，因為物業檔案記錄了物業的有關信息和物業的管理情況，這些檔案的內容對所有與物業有關的人員都是公開的，比如物業的維修檔案，與綠化、衛生、安全有關的檔案等。但是，房產檔案具有壹定的保密性，因為其中還包含了大量的私人內容和壹定的公司機密。這部分檔案的內容不太容易公開，比如居民的個人資料，物業內各個單元的產權信息，公司的重大決策等。這就要求房產檔案的管理必須具有靈活性，不僅可以保留，而且不能無限期公開。
二、物業檔案管理中存在的問題
1.企業領導對物業檔案管理重視不夠。很多物業企業領導認為物業檔案管理是？放置類型？工作。由於領導對檔案工作重視不夠，對利用財產檔案所產生的社會效益和經濟效益宣傳不夠。長期以來，許多企業沒有專門的檔案庫房、檔案管理設施設備，檔案信息資源開發不足，員工檔案意識淡薄。物業檔案利用率低。重？藏起來？光？使用？。
2.財產檔案管理人員的素質有待提高。目前物業企業的檔案管理員往往由接待人員或客服人員擔任，沒有專門的檔案管理員。由於缺乏領導的重視和自身對檔案工作重要性和責任的認識，許多工作人員存在應付了事的思想，對自己的工作感到不安，對自己的工作缺乏熱情；物業檔案人員通常缺乏壹些專業知識培訓，很多檔案人員的管理水平停留在經驗上，觀念和管理水平跟不上發展的要求，缺乏創新和活力，業務素質和管理水平有待提高。
3.財產檔案收集的數據不完整。物業檔案是通過接收和收集的方式逐漸積累起來的，是由物業管理文件材料經過整理歸檔而轉化而來的。物業管理文件材料的形成和積累直接影響物業檔案的完整性、準確性和系統性。可以說，沒有收藏，就不可能有完整的檔案。目前，許多物業檔案管理人員經常無法正確收集物業檔案。壹方面，工作人員對物業檔案收集的流程不熟悉，會忘記壹些重要的步驟，比如簽字蓋章沒有簽字蓋章。另壹方面，對物業檔案中需要收集的文件資料要求不明確，如裝修申請表中的裝修內容不完整。有時業主不上交資料，檔案員不及時催收，時間的延誤會導致檔案的丟失，從而導致資料收集的參差不齊。
4.物業檔案管理制度不健全。俗話說的好？沒有規則，就沒有方圓？。很多物業企業的檔案管理制度不健全，執行不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。壹是檔案整理不規範:在整理過程中，部分檔案管理人員沒有按照檔案目錄順序對檔案進行排序，檔案中的目錄與實際檔案不符。卷內數據泄露的現象很常見。另外，不符合要求，不利於查找和使用；二是檔案綜合管理不夠；三是檔案利用不規範。檔案管理員內松外緊，借出的檔案不按期歸還。有的雖制定了制度，但由於管理不規範，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理的制度化、規範化發展。
三。提高物業檔案管理水平的建議
1.領導重視並增強全體員工的檔案管理意識。(1)領導要重視物業檔案管理，建立健全物業檔案管理制度，落實責任，加強管理，切實把物業檔案作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。(2)組織全體員工認真學習《檔案法》和《檔案法實施辦法》。加強檔案管理和保護的宣傳工作，不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業檔案人員，加強檔案人員的培訓，培養他們的責任心、認真的工作態度和全心全意服務的思想。
2.全面提高物業檔案管理人員的素質。物業檔案的管理是壹項長期的工作，需要耐心細致的工作。提高物業檔案管理水平，提高物業檔案管理人員的素質是基礎。(1)檔案工作者要自覺樹立愛崗敬業的精神，並切實遵守？忠於職守，努力工作，優質服務？檔案職業道德，勤政為本。無私奉獻，不斷培養艱苦奮鬥的精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案人員的職責任務，既要做好檔案收集保管工作，又要不斷強化法治意識。
文件意識。(2)檔案工作人員應熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱和銷毀的程序、方法和要求，並在收集、整理和保管中多註意接受指導；積極參加各種業務培訓，與其他單位的檔案管理人員交流工作方法和經驗，不斷學習提高。
3.收集所有的信息，整理好。(1)檔案要有邏輯論證。檔案管理的質量直接決定和影響到檔案收集的質量和各部門移交文件的完整性。檔案的內容來自各個方面，形式也不盡壹致。因此，收集、歸檔、整理和記錄必須遵循規範。要科學簡潔，發揮重要作用。(2)實現檔案的原創性。檔案的本質特征是原始性和記錄性的統壹。絕對原創性是指檔案只能是原稿，相對原創性是指除了原稿之外，檔案、圖書、資料的某些副本也是檔案。這些原材料對於商業目標的實現非常重要。讓我們檢查對方的性別？對房地產企業的發展戰略起著關鍵作用。(3)使檔案易於理解。為了使人們充分了解壹個文件，有必要保存與文件內容相關的有用信息。將收集到的物業檔案信息交由檔案員集中整理。在整理過程中，重點是根據內容和來源進行分類，做到壹目了然，便於查閱。在整理的過程中，檔案可以做成標準化的圖、檔、卡、冊、表。
4.完善規章制度，依法管理檔案。(1)物業企業應建立健全並認真執行物業企業檔案管理的各項規章制度，對物業企業檔案人員的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、崗位制度等做出明確、嚴格的規定，建立動態管理機制，使檔案管理工作有章可循，確保檔案管理及時更新，促進檔案管理制度化、規範化發展。(2)檔案管理人員應嚴格按照規章制度規範檔案管理。壹是檔案利用管理嚴格。借款時，必須先登記後放款。歸還時，必須當面歸還簽字。檔案管理員檢查材料，如果有損壞，立即修復。情節嚴重的，要追究有關人員的責任；第二，檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀的工作。使用電子文件歸檔時，要註意保留備份，避免電腦病毒入侵後中毒，沒有文件。平崗要做壹系列的防範工作。
5.大力提高物業檔案管理的現代化水平。隨著信息技術的發展，物業管理的手段越來越先進。目前很多物業公司在日常工作中都有執行？無紙化辦公？模式，即通過系統軟件工作。通過信息技術在物業檔案管理中的應用，可以系統地完成文件材料的起草、修改、刪除、檢索、打印和收集，使文件的形成和運行與辦公室工作有機地聯系起來；利用信息技術整理檔案，不僅可以減少檔案歸檔中人為因素的影響，還可以充分發揮計算機的優勢，減少人工操作，提高工作效率，事半功倍。