(1)全宗號的編制填寫檔案館為歸檔單位編制的代碼。比如邵東壹中，縣檔案館將全宗編號確定為“142”，標註為“0142”。全宗號未確定的，檔案入館前可暫不填號。企業可以填寫表達單位的漢語拼音字母。
(2)目錄號的編制。填寫全宗內檔案所屬目錄的編號。同壹全宗內不允許有重復的檔案目錄號。參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的企業或單位，可填寫類別特征代碼。檔案目錄號要根據整個宗族的檔案整理狀況來設置。檔案目錄號可根據不同時間、不同組織結構、不同保管期限、不同主題或不同載體形式設置。每個文件目錄包含的文件數壹般為三位數。即當文件目錄中的文件數小於1000時，壹般沒有單獨的文件目錄或文件目錄號；當文件數量超過1000時，應單獨建立文件目錄，並單獨編制文件目錄號。在整個氏族中不應該有重復的文件目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的文件類別代碼標識。不同級別的類別可以用分隔符“●”分隔。沒有誤解的情況下，省略分隔符。
1，壹級類目的目錄號用其類目中壹兩個代表漢字的大寫拼音字母書寫。即w代表文檔文件；y代表業務檔案(如果壹個公司有很多業務檔案，可以用Y1，Y2，Y3等標記。);j代表科技檔案；k代表會計檔案(報表K1，賬簿K2，憑證K3)；x代表視聽檔案；d代表電子文件；SW代表文件對象。
2.阿拉伯數字“1”、“2”、“3”用來表示永久、長期(或30年)、短期(或10年)三種不同的儲存期。
3、電話號碼編譯示例
業務文件y1的目錄號代表永久類業務文件；Y2代表長期(或30年)業務文件；Y3代表短期(或10年)業務文件。
(三)文件(件)號和頁碼
1，文件號是目錄中文件的序號，文件號用三個阿拉伯數字標識。目錄中的文件按排列順序進行編號，不得有空號。同壹檔案目錄(或分類體系的最低類別)內不允許有重復的檔案編號。每個文件目錄中的所有文件都只能用序列號進行編號。如果壹個目錄中有兩個以上(含兩個)的文件序號，應重新編制文件序號或單獨設置文件目錄。按“卷”排序的文件檔案、業務檔案、科技檔案應在同壹保管期限內依次編寫，然後以檔案為單位依次編寫件號(填寫在序號欄內)和頁碼。會計檔案中的財務報表、賬簿、憑證及其他以“大流水”的形式書寫，每個檔案都寫有頁碼。
2.編號是歸檔文件的順序號，是反映歸檔文件在整個宗族中的地位和歸檔文件固定順序的重要標誌。分為“房間零件號和圖書館零件號”。房號是從分類方案最低壹類的“1”開始寫的歸檔文件的序號，每件寫頁碼。本館流水號是指歸檔文件移交本館，重新鑒定、整理、排列後編制的流水號。聲像、電子和實物檔案應按類別從“1”開始編號。
3.頁碼是卷內文件材料填寫的頁碼。頁碼由阿拉伯數字標識。卷內文件的頁數按順序編號，不得有空號。
四、檔案的質量要求:
(壹)組合(體積)要求；以問題為主，兼顧其他特點，做到文件材料聯系緊密，分級適當，問題單壹，類型分明，年份混雜，保管期限準確。
1，完整完整。歸檔的文件材料應完整，壹個問題的組成部分不得遺漏，字跡材料應全部使用碳素墨水或藍黑色墨水；收集工作應以單位為單位，註意收集業務部門形成的反映專業職能和活動的文件材料；重大活動素材收集；文電融合；手稿和印刷本壹起收藏。如果稿件是直接在電腦上起草的打印稿，壹般只需要領取稿紙和打印稿，其中除了領導簽發外，還需要加蓋公司公章以示有效。計算機打印稿上有重要變動或領導批示的，應與打印稿壹並收集歸檔；有重要領導批示的辦單公文應收集整理，隨文歸檔；附件應與原件壹起收集歸檔；對同壹問題的請示和答復應當壹並歸檔。
2.分類科學。整個宗族中的檔案整理采用統壹的分類方案，分類層次清晰，類目、項、目概念明確，並列類目之間界限分明，互不交叉、重疊。
3.保持文檔的內部聯系。
A.時間接觸。要求區分年份，不同年份的單據不得混淆。文件具有多重時間特征的，應當以文件的簽發日期(成文日期)作為確定文件所屬年份的依據。計劃、方案、總結、預決算、統計報表和規範性文件等。與不同年份的文件相關，文件的年份根據發出日期(成文日期)和電報發出日期確定。如遇某些特殊情況，按以下原則辦理:(1)跨年度請示和答復，函件和答復應放在答復年度內；沒有答復的，應當放在提出請求的年份；多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等。)作為壹件可以標註起止時間；跨年度規劃、計劃和預算應放在文件內容所針對的第壹年；跨年度總結、報告和決算應放在文件內容所針對的最後壹年；跨年度會議文件應放在會議結束的當年；跨年度的非訴案件，應當放在結案當年；規範性文件應當放置在公布或者批準的年份。(2)根據特殊年份(如教學年份)形成的文件，放入特殊年份。(3)未註明簽字日期的單據。文件的確切日期或大致日期應通過比較等手段加以核實，以便按年份合理分類。(4)臨時機構，存在時間不長(兩年以內)，文件資料少。形成的文件可以在工作結束後的當年歸檔，不分年度；如果每年有大量文件，也可以分年份歸檔。
B.源聯系人。要求區分級別，上級機關、下級機關、同級機關和本單位的文件要分別分組。對於上下級關系密切的文件，如本單位的請示和上級機關的答復，下級機關的請示和本單位的答復，應與本單位的文件放在壹起形成壹卷。
C.內容連接。要求保持卷內文件內容的統壹和內容相近的文件之間的聯系。黨政工會和企業管理活動中形成的各種管理、業務、規範性文件和研究材料，壹般按問題進行匯總。同壹個問題的文件，壹個會議，壹個項目，壹個案例，還有原件和附件，原件和草稿，請示和答復，轉發的部分和轉發的部分，放在壹起形成壹篇論文。電文和電報應合並成壹冊。當單個問題的文件數量較少時，可以將內容相似的其他問題的文件合並成壹卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、電影、計算機軟盤等與內容有關的文件和檔案，統壹編目，分別存放，並在目錄中註明。在對問題進行分類時，文件的歸檔應根據其主要內容定期進行，並保持連續性。某壹內容的檔案應放在去年的同壹類別中，不能根據臨時需要隨便更改，以免給以後的查找和利用帶來不便。
4.正確劃分儲存期。根據國家有關規定和歸檔單位制定的文件保管期限表，文件材料按不同的保管期限分開保管。
壹、文件材料根據國家檔案局2006年第8號令《機關文件材料歸檔範圍及文件材料保管期限表》和歸檔單位制定的保管期限表的規定，文件材料按照永久和固定(30年，10年)兩種不同的保管期限進行分離。(1)永久保存的文件有以下八個重要方面:壹是本機關制定的法律法規文件資料。這壹條，從文學體裁的特殊性來理解，可以細化為法律、法規、規章和政策文件。二是機關召開重要會議和舉辦重大活動形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議，主要是指本機關召開的黨代會、代會、CPPCC會議、經濟工作會議、紀律檢查會議、年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會議、重要專項工作研討會等文件材料。根據組織的性質，對組織有重要影響的活動被計算在內。比如機構設置、合並、更名、人事任免、評先、組織規則、人員配備、印章啟用和失效等文件材料。三是本機關在職能活動中形成的重要業務文件和資料。主要指本機關形成的年度或以上工作計劃、總結、規範性文件、重要業務文件、重要專題調研材料、大事記、組織沿革、綜合統計報告等文件材料。四是機關對重要問題的請示和上級機關的批復、指示、報告、總結、綜合統計報表。五是本機關機構沿革、人事任免等文件材料。六是房屋買賣、土地征用、重要合同協議、資產登記等文件資料。七是上級機關發布的屬於本機關業務主管的重要文件和資料，主要指法律、法規、規章、業務標準、中長期發展規劃等。八是同級機關和下級機關關於重要業務問題的函件、請示，以及本機關的批復、答復等文件材料。把握政府文件材料的重要性和壹般性，是否永久保存，要從政府職能和活動的規模、歸檔水平、影響、制作的文件材料是否具有政策性等多方面因素考慮。(二)定期保管的文件、檔案主要包括:壹是本機關職能活動中形成的壹般性業務文件、資料；主要是指本機關各部門在履行職能活動中形成的壹般規定、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、開展活動形成的壹般性文件材料，三是本機關形成的事務管理、制度、安全等方面的壹般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的壹般性文件；包括工作計劃、總結、專題調研材料等。第五，機關對壹般性問題的請示和上級的答復、指示。壹個系統工程是分階段進行的，所以每個階段形成的文件材料只能算是壹般的業務。至於壹般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的文件材料，只反映壹個部門或壹個方面的職能活動。第六，上級機關下發的關於本機關分管的業務，但需要執行的壹般性文件和資料(包括壹般性會議文件和資料)，幾乎大部分機關都有。雖然是籠統的，但不是事情，而是需要落實的。第七，上級機關和本級機關下發的不屬於業務主管但需要執行的文件和資料。本文中提到的上級或同級，不壹定是機關的主管業務，但需要參照執行，如調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計劃生育等文件資料。由財政、人事、勞動部門核發。八是同級機關和下級機關關於壹般性業務問題的函件、請示，以及本機關的批復、答復等文件材料。九是下級機關報送的年度或以上計劃(含長遠計劃)、總結、統計、重要專題報告等文件。上面定期保存的九篇文章中有七篇使用了“壹般”壹詞。把握文獻資料的“壹般性”，要看文獻資料涉及的問題是否具有常規性和技術性。(3)根據我公司的保管期限表，對當年歸檔的文件進行分類時應註意以下幾點:壹、原則上不能將多個保管期限的文件混放。第二，保存期限應該由壹個問題或壹組文件的重要性來定義，而不是孤立地由單個文件的重要性來定義。比如縣教育工作會議的材料除了30年的先進事跡是永久的，我們也可以把這個先進事跡永久化。我縣統壹規定重大活動、重大工作職能集中成套會議材料，全部指定為永久。三、上級業務主管部門的文件是永久的、嚴格的(政策、法規、政策性文件)，有些重要文件可以定為30年，有些則是10年。四是同級內設部門掛縣級機構牌子，時限增加。第五，同級簡報30年。形狀要求
1，配件要求。
(1)標準化卷宗夾、文件卷宗盒、科技卷宗盒、照片卷宗盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔卷宗目錄紙、歸檔卷宗目錄紙、歸檔卷宗目錄索引、卷宗目錄紙、會計卷宗登記清冊、會計卷宗目錄、科技卷宗目錄、卷宗目錄夾、全引文目錄夾等。應當予以采納。
(2)購買合適的裝訂工具。比如裝訂“案卷”的手槍式電鉆，裝卷宗時固定卷宗的四個以上夾子，剪刀、棉線、漿糊或膠水。
小型縫紉機、打孔機、塑料螺絲、不銹鋼夾子等。用於裝載“件”
安裝訂書釘的訂書機
2、填寫文件或文件盒封面要求。備案單位名稱用毛筆書寫或加蓋印章，其他項目按規定用鋼筆(黑色墨水)逐項填寫清楚。字跡應工整清晰，也可加蓋印章。
3.檔案或文件的裝訂要求。文件或文檔的裝訂主要是為了固定“文件”，便於保管和使用。裝訂前應對破損的文件進行修整，對字跡模糊或褪色的文件進行復印或加固。文件的修剪和復印應在保持原貌的前提下進行。金屬物品，如訂書釘、回形針、別針等。必須從卷內文件中刪除。書籍、出版物等。哪些是裝訂成冊，不方便拆封的，金屬物件已經緊緊封在裏面了，拔釘子會破壞原貌，沒必要拔釘子重裝。裝訂應牢固整潔，無壓字、掉頁、翻頁、損壞文件、妨礙閱讀等現象。對於大於A4紙尺寸的報告、圖紙等書面材料，應按A4紙尺寸折疊，折疊層的折痕、折縫盡量位於字跡之外。介紹信等小於A4紙尺寸的文字材料，應粘貼在A4紙上。空白紙提取。
(1)單壹文件裝訂。在裝訂之前,“塊”中的頁面應該按照壹定的方式對齊。如果左上角用於裝訂，則應使左右兩邊對齊；如果采用左裝訂，則左右兩邊應該對齊。卷內永久保存的檔案，要用三孔壹線逐壹裝訂。如果文件頁數較多，可以放在文件左側中間。如果文件較薄，可以放在左上角，也可以用縫紉機裝訂，以文件左側為裝訂邊。30歲的文件用塑料螺絲裝訂，左上角可以用膠水粘在五頁以下。期限為10年的文件，不用拆釘子也能保存完好。裝訂時，文件的正本和定稿是壹體的(正本在前面，定稿在後面)；正文與補充正文的文字、圖表、數據等附件為壹體(正文在前，附件在後)；原件與復印件或手寫復印件為壹體(原件在前，復印件在後)；附件有很多頁，或者各壹頁；有保存價值的文件處理單(指領導簽署的意見)應與正文視為壹體，文件處理單在前，文件在後；轉發的文檔和轉發的文檔是壹體的(轉發的文檔在前，轉發的文檔在後)；對方單位的通信和本單位的回復是壹體的(回復在前，通信在後)；單位發給同級或上級機關的函件和這些機關的答復可以各壹件，但必須排列在壹起；會議文件每份為壹份，會議紀要原則上為壹份，但裝訂時可以以原書為單位；報表、花名冊、圖表、介紹信等應按原樣裝訂，壹卷(本)視為壹件。樣式相同的未綁定表單可以按某個單位(如部門或時間)進行合並，可以綁定在壹起成為壹張，如高級審批表、薪資審批表、統計年報等。壹般介紹信就是壹封。如果單位壹年形成的介紹信數量較多，也可以結合其他特點分成幾份。
(2)裝訂前應將整卷裝訂好的文件按壹定方式對齊。如果文件和試卷(如學籍檔案)差別不大，應左右對齊；為了保證裝訂後文件不脫落，只能左右對齊。用三孔壹線裝訂，打結處放在文件底部和卷內。
(3)歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等。不適於裝訂的，放入文件袋或文件盒中。(3)整理編目要求歸檔文件的整理是指在分類方案的最低類別內，按照壹定的方法確定文件的順序，並使這種系統的順序固定下來的過程。壹般是按照級別、原因、時間、重要性來排列的。原因是指壹件具體的事情，壹個具體的問題，或者壹個比較接近的工作過程等等。例如申請資助和召開會議。會議文件、統計報告、出版物等成套文件可以集中排列，會議記錄在最上面。上級來文排在同級歸檔文件前面，同級文件排在同級文件後面，再往下排。上級文件按同壹文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業務、行政事務等(或黨群、行政、業務等)原因順序排列。
1.具有相同原因的歸檔文件按照作者和形成時間的順序排列，或者按照文件的重要程度排列。壹般可以由上級安排，同級安排，同級安排，下級安排。在不同的層次中，按時間順序或重要性排列；綜合文件按照會議紀要、綜合會議材料、計劃、總結、報告的順序排列。2.不同原因歸檔文件的整理。(1)按不同原因的形成時間順序排列。這種方法只需將原因不同的文件按其形成時間或完成時間的順序排列，不考慮其他因素。這種方法比較簡單，比較適合實行“跟辦”的機關。比如壹個作者有幾個問題的文檔，先按問題排，再按時間排。(2)根據題材的重要性。即主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在後面，或者綜合工作排在前面，具體業務工作排在後面。比如縣檔案局的永久文件，先整理全縣檔案工作會議的會議紀要、工作計劃、總結、材料和綜合年報，再整理政工人員任免、加薪、職工退休、幹部、黨員花名冊、年報等。，然後是對業務民生檔案工作的意見。(3)按照原因的相同屬性排列A、A原因和幾個作者，可以先按作者再按時間排列。比如人事工作文件，可以先按機構設置、人員編制、幹部任免、調配、職稱評定、勞動管理、出國審查等不同原因分組在壹起。b、壹個原因，幾個地區，可以先按地區排，再按時間排。如基層上報的工作總結、統計、年報、花名冊等。c、非訴案件材料，按照決定(或答辯)-報告-調查旁證-個人交代材料的順序。(4)根據文檔的* * *特征，交叉組合排列。如果壹組歸檔的文檔反映了不同的作者、不同的問題、不同的語言或不同的地區，則可以細分為不同的層次進行排列。可以按“作者-問題-姓名-時間”排列。
3、密不可分的文件應按順序排列，原件在前面，附件在後面；前面打印，後面定稿；前有回復，後有請示；轉發部分在前，被轉發部分在後；非訴案件的結論、決定、裁判文書排在前面，證據、旁證等證據材料排在最後。
4.對有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散部分，可按同壹年度、同壹機構(問題)、同壹時期排列，或與壹份相關歸檔文件裝訂在壹起，並在檔案條目備註欄和參考表中說明。在實際工作中應該盡量避免。
(4)頁碼和封面立卷章卷內的文件材料整理完畢後，文件材料中應有帶字跡和圖表的頁碼，每頁都要編號，即頁碼。頁碼的位置，整卷裝訂的文件，應寫在文件正面的右上角，背面頁碼的左上角；對於單個裝訂的歸檔文件，頁碼應寫在每個文件背面的右下角和左下角。我們縣規定每個文件都需要用鉛筆重新編號。整卷裝訂成冊的檔案，如果文件材料沒有與卷盒或卷皮壹起裝訂，應在卷內檔案目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號和檔案號。對於單個裝訂的文件，如果有文件閱讀列表，則頁碼從閱讀列表開始。蓋章要求:壹般用紅色或黑色印泥制作備案印章，蓋在備案文件第壹頁右上方的空白處，然後逐壹書寫備案印章的相關事項。壹個單位歸檔印章的位置應統壹；不要在歸檔章中覆蓋領導批示、文章或文件的內容；備案前有文件處理單(或文件處理單)的，可以在文件處理單(或文件處理單)上加蓋備案印章。存檔章節的格式和大小如下
歸檔章設置族號、年份、保存期限、零件號、頁碼、箱號等必要項目。
1，全宗號:是同級檔案館為歸檔單位編制的代號。由縣檔案館決定。全宗號未確定的，檔案進館前可暫不填號。下圖“11”為檔案局全宗號。
2.年份:指單據形成的年份。年份用四個阿拉伯數字標記。如《2007》。
3.保存期限:標有存檔文件的保存期限。直接註明“永久”、“30年(2008年以前的長期)”和“10年(2008年以前的短期)”。
4.零件號:零件號是文件的序號。零件號分為房間零件號和庫零件號。文件室零件號是分類方案中最低類別的存檔文件的序列號。歸檔文件按排列順序逐壹編號，從“1”開始，序號永久編號，分別為30年和10年。圖書館編號的設置主要是為了滿足與檔案銜接的需要，並不需要填寫機關檔案。
5.箱號:文件箱的順序號。
6.頁數:每個存檔文檔的頁數。
7.機構(問題):指機構(問題)的名稱或標準化簡稱作為分類方案的類別。(本欄目在我縣可以留空)下圖顯示了已完成的歸檔章樣式:
(5)卷內文件或歸檔文件的編目要求。編目是指將歸檔文件或成冊文件編制成目錄。編目應準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現代化和計算機檢索的需要。目錄項包括七項:件號或序號、負責人、文件號、標題、日期、頁碼或頁碼、備註。紙張幅面尺寸采用國際標準A4(長297mm，寬220mm)，我縣統壹用紅色打印。各單位要在縣檔案局統壹購買，不能白紙印刷。填寫歸檔文件內容時，應使用耐用的書寫材料，字跡必須工整美觀。永久和30年的檔案要求計算機打印目錄，目錄要求五份。其中壹份應隨檔案放入檔案盒，其余四份按分類方案整理裝訂，以便查找和移交檔案館。卷中的文件目錄放在卷頭，歸檔文件目錄放在歸檔文件的前面。卷內文件目錄或歸檔文件目錄的填寫要求如下:卷內文件目錄和歸檔文件目錄如下:
(1)卷中文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區別:
壹、卷內文件目錄第壹欄為序號，卷內文件資料按其排列順序填序號。根據文件的合理排列，要求壹個文件對應壹個目錄，壹個目錄對應壹個序號。對於單壹裝訂的案卷，卷內文件材料的件號應與序號壹致。序號從“1”開始用阿拉伯數字標註，以表示案卷中文件材料的編號順序，第二卷中的編號不能連接；歸檔文件目錄的第壹欄是零件號，並填寫房間零件號。原則上，壹個文檔有壹個部件號，在登錄時占據壹個列。批復與請示、批復與函件、原件與附件、批文或轉發與批文或轉發應視為壹個文件的兩個部分，只有壹個部分編號；但是，請示、函、附件和批準(轉發)文件的標題可以分別書寫。同壹文件的不同手稿只有壹個零件號；重要文件的終稿、草稿和以前的修訂稿只有壹個零件號，但可以分別在壹行登錄。零件號的編制應在同壹保管期、同壹年度內完成，從“1”開始，箱間文件零件號必須在同壹年度內連接。
第二，卷內文件目錄的第六列是頁碼。填寫卷內每份文件材料的起始頁碼。卷內最後壹份文件材料應填寫起止頁碼，止頁碼應與案卷最後壹頁的頁碼壹致。各卷文件從“1”開始按卷內文件排列順序依次寫入。存檔文件目錄的第六列是頁數。填寫文件的總頁數，以便統計和檢查。寫下兩面都有字的兩張臉，空白頁不算；當函件、原件和最終版本被視為壹份文件時，構成該文件的每份文件的頁碼應加上該文件的頁碼。為了便於管理，永久和30年的檔案，我縣要求每件都要編號，每件按照件內紙張排列順序從“1”開始寫。無論頁數還是頁碼，頁碼都是雙面寫的，空白頁不算。按文件排序的頁碼編在正面右上角和背面左上角，按件排序的頁碼編在正面右下角和背面左下角。如果打印的部分已經編了號，可以不重新編，有文稿的文件頁碼後面跟著文稿後面的頁碼。
(2)負責人:指簽發文件的組織或個人，即文件的簽發機關或簽署人。負責人壹般應按文件記載，可寫常用縮寫，如“邵東縣教育局”，不能用含義不清、難以判斷的縮寫，如“本局”。聯合發文填寫主辦單位和“本人”(本人指備案單位名稱)。責任人不止壹個的，可以寫前三個，後面寫“同等”二字。對以領導名義發表的領導講話或文件，負責人可填寫領導姓名，但領導職務必須標註“()”；不負責人的文件，編目時要核實清楚，填寫清楚。另外註意，文檔作者是原作者，不是編輯或轉載。花名冊、介紹信、介紹信、報到證、招聘表、工資調動證明、農轉非存根的負責人，為文件中蓋章註明的審批單位。沒有審批單位印章的，以申報單位書寫的文字為準。
(3)文號:填寫發文機關的文號。文件編號壹般由機構代字、年份和序號三部分組成。文件編號應如實抄錄，不得隨意刪減、遺漏或遺漏。如果有明顯的錯別字，註意改正。可以分三行書寫，文號中的年份要用[]括起來，如“邵黨政發[2008]10”。少數文件編號中，沒有字體大小，沒有年份，只有數字編號。註意有壹些，也有沒有。“會議文件之壹”或“某期刊的哪壹期”等出版物的名稱、期數和文件、資料的編號，不得填寫在文號欄內。
(4)標題:即文件的標題。在目錄中填寫標題時，應如實抄寫責任人、問題、語言。目錄中的文獻標題應寫全，不得隨意刪減或省略，並應保留每壹個字。明顯錯別字，註意改正。如果目錄標題中遺漏了“”和“”，應予以補充。目錄標題中的單位名稱不能省略，必須以公章為準，不陷入文字。填寫標題時註意: