秘書工作的基本知識和技能。社會上有各種行業，秘書工作是職場中非常重要的職業。很多人都很好奇秘書工作需要掌握哪些知識和技能。接下來，我將帶妳進壹步了解秘書工作的基本知識和技能。
秘書的基本知識和技能1
壹、秘書基礎知識:專業內容
壹個稱職的秘書必須具備計劃能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、溝通能力、文字表達能力和現代辦公設備操作能力。其中，文字表達能力是最重要、最基礎的，也是實現其他能力的基礎。可以說，文字表達能力是秘書人員的基本功，是“管家”能力。
那麽，如何才能有效提高秘書寫作能力呢？具體來說，要註意以下幾點:
首先要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。
無論做什麽事，都要有正確的態度和濃厚的興趣，這樣妳才會有動力，才會願意去做，才會盡力把工作做好。學習秘書寫作也是如此。寫作是壹項復雜而精細的精神生產，是壹項非常嚴肅而艱巨的創造性腦力勞動，絕不是壹件輕松而壹蹴而就的事情。美國著名未來學家約翰·奈斯比特在其著作《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》中指出:“在從工業社會向信息社會的轉變中，有五件‘最重要’的事情需要記住，其中之壹就是，在這個文本密集的社會中，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的閱讀和寫作技能。
這裏所說的‘讀寫能力’，首先是足以應付日常工作和生活的寫作能力，即應用寫作能力。“同時，我們也需要培養學習秘書寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變學習為學習。愛因斯坦說:愛是最好的老師。我對寫作有很強的責任感和興趣，對寫作的熱愛到了“忘我”和“癡迷”的程度。”我的衣服越來越寬，我永遠不會後悔。”“每當我知道壹些事情的時候，我就會很高興地忘記我自己。“我樂此不疲，求知若渴，事事琢磨，持之以恒，壹定會學好，學下去。
其次，學習秘書寫作的基礎知識，學習優秀作品。
寫作有什麽規律和方法可循嗎？我們的答案是肯定的。古人說:“寫作文要有壹把鑰匙，沒有秘密”，“沒有固定的文體，但總要有壹種”，這是符合辯證法的。我們所學的秘書寫作教材，是對前人秘書寫作經驗的科學總結，是揭示秘書寫作壹般規律，指導人們掌握秘書寫作方法和技巧的理論。
要提高秘書寫作能力，也要有意識地閱讀壹些範文，以供參考。魯迅先生曾說:“所有被評價過的大作家，他的作品都在說明‘怎樣寫’。只是讀者不容易看到，所以看不懂。我們也要認識到，讀書是看別人的書，寫作是寫自己的文章；參考只是從中汲取營養，消化後成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“畫瓢”。
最後，要勇於實踐，堅持多練習多修改。
寫作是壹門技能，技能的提高靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的方法。如果只讀不寫或少寫，就會自大，學的知識就沒用了，寫作水平就止步不前了。天道酬勤，勤能補拙。只有勤奮學習，持之以恒，才能熟能生巧，揮灑自如，真正學到技能。
作為秘書，多寫多練固然重要，但每次起草都要認真修改。修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的重要環節。改更符合人們對客觀事物認識由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的表現。文章經常換，時間出來了。其實多壹次認真的修改，就多了壹次寫作體驗，多了壹次具體的收獲。作為壹名稱職的秘書，要有高度的責任感，養成修改文章的好習慣，虛心聽取領導和同誌的意見，克服怕被批評的思想，對每壹篇文章都要認真推敲和修改，這樣才能使寫作能力迅速提高。
二、秘書工作所需的技能
1，多才多藝。秘書要懂兩個國家甚至三個以上國家的語言，有壹定的語言處理能力和計算機技能；
2.組織能力。秘書應該是壹個組織者。她應該計劃和執行各種會議和活動的安排。同時，她還需要處理大量的工作日記、日程安排、文檔和電子文件；
3.溝通能力(溝通者)。秘書需要和老板、同事、客戶打交道，她要善於協調企業的內外關系；
4、獲取新知識的能力(知識淵博)。秘書必須通過進壹步的學習，特別是在辦公技術方面，不斷增長知識，提高技能。她需要跟上計算機應用的發展。
5.團隊合作能力。秘書必須參加許多實際項目。她需要收集信息，督促團隊努力工作。所以團隊合作能力也是秘書工作的關鍵部分。
秘書工作的基本知識和技能2隨著社會的發展，企業和個人對秘書的需求越來越大，人才市場對秘書的素質和技能的要求也不同於傳統。符合現代企業需求的高級秘書成為搶手的職業寵兒。在無紙化辦公和網絡辦公的大趨勢下，更多的高級秘書將逐漸成為企業的高級管理人員，在企業中發揮舉足輕重的作用。秘書必備的理論知識、基本技能、專業知識和專業技能相結合，成為人才市場對秘書素質和技能的普遍要求，也標誌著我國秘書行業已經與國際接軌。專家預測，20世紀最大的職業群體是會計，而20世紀最大的職業群體是秘書。
壹、秘書職業的現狀
(壹)社會對秘書人員的需求。
當今社會對秘書的需求，根據近幾年人才市場信息的統計分析，大致可以分為以下四類:
1.服務秘書:如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室服務人員、生活秘書等。指在生活上為領導提供服務和幫助的秘書人員，通常是為更高級別的領導專門配備的。
2.總務秘書:如企業、基層行政事業單位的辦公室文員、公關文員、檔案管理員等，在辦公室主任的領導下，做好日常行政事務和秘書工作。及時處理上級文件的收發和催交；做好文件的回收、償還和銷毀工作；做好秘書檔案的收集、管理和保密工作。做好各類會議記錄和會務工作。
3.文書秘書:比如在企業、基層行政事業單位，就是負責文字起草、文字處理的專業秘書。主要工作是起草和處理文稿的秘書，也就是人們通常所說的機關或單位的“筆桿子”和“學者”。負責各種文件的起草、裝訂和交付。
4.管理秘書:如企事業單位總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的秘書。處理和管理本單位人員的招聘、培訓教育、績效考核、晉升晉升、薪酬福利、各項保險、統計報表等具體事務。
目前，我們的國有企事業單位特別需要符合國際化要求的高層次高級秘書。建設高素質的秘書隊伍已經成為市場的迫切要求，也將為秘書專業人才提供更好的就業前景。
(2)秘書自身素質分析。
1，業務水平欠缺，專業技能薄弱。這是目前局長最弱的表現。隨著信息技術的快速發展和辦公自動化的趨勢，秘書的許多工作，如傳統的公文寫作、文檔管理和文字處理，逐漸被自動化辦公系統所取代，同時現代辦公效率也大大提高。雖然大部分秘書文化水平不低，但由於沒有接受過專業的業務知識培訓，剛入職時工作效率低下，不能保質保量及時完成領導交辦的任務，也不能適應市場經濟的快節奏。
2.創新能力和創新意識低。創新的能力和意識是對秘書素質的考驗。現在很多秘書缺乏創新的意識和能力，主要表現在以下兩個方面:壹是難以打破墨守成規的傳統觀念。壹切和工作都是按領導說的做，沒有獨立的風格和個性。慣性超前思維，過度依賴。其次，工作缺乏主動性。在日常工作中采用被動的工作方法，滿足於跟隨領導的指揮棒，沒有主動性和開拓精神。目前企事業單位強調秘書要有時代感和創新意識，能夠有效地提出新的觀點和觀點，具有預見性和前瞻性，積極開展工作，充分發揮主觀能動性。
3.知識陳舊，知識儲備不足。隨著信息時代的到來，傳統的知識儲備已經不能滿足時代的發展和需求，知識更新迫在眉睫。現在有些秘書還局限於傳統的知識結構，不善於接受和學習新知識，不善於整合所學。有的秘書每天忙於雜事，很難抽出時間自學。他們的知識無法更新，只能啃舊書。還有壹些秘書依賴老秘書進行傳幫帶，所以他們的知識和經驗必然有限，缺乏現代管理的綜合知識和能力。
4.缺乏“通才”和“多面手”。現在對秘書的綜合素質要求越來越高。除了專業知識和技能，他們還需要行業知識和社會知識，還需要有高情商和高智商。多面手和通才真的不好找。
第二，秘書應該具備的能力和知識
(壹)秘書應具備的能力。
1，普通能力。主要是指人的智商，包括人的洞察力、註意力、記憶力、思維、理解和辨別能力、溝通能力等。以上能力是其他能力的基礎。現代秘書人員應具有敏銳的洞察力和靈敏的適應能力，善於觀察事務，發現問題，從而加強協助領導的主動性，真正發揮參謀助手的作用。思維能力是人的智力活動的核心。壹個人失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2.壹般能力。現代秘書應掌握四種通用能力:表達能力、研究能力、管理能力和處理事務能力。秘書的首要職能是利用語言載體溝通信息，輔助領導活動。所以，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和書面表達能力。現代秘書要文筆兼擅，文筆兼擅，準確、簡潔、合理。秘書的研究能力包括調查能力和研究能力兩個方面，秘書研究能力的強弱直接影響秘書參謀助手的作用。秘書的管理能力包括三個方面:輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代秘書必須具備很強的管理能力來輔助領導的管理活動，為領導活動提供全面的、高級的智能化服務。範圍廣、內容多、線索多的事務性工作，要求秘書人員具有較強的適應性和靈活性；要熟悉處理事務的渠道和程序，及時準確妥善地處理事務，同時要有較強的人際交往能力，善於創造良好的人際環境，通過建立良好的人際關系來提高處理事務的效率。
3.專業技能。作為壹名現代秘書，妳必須具備很強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力等。秘書人員的壹項重要任務是寫文章，從事大量文稿的起草和修改工作，這就要求現代秘書要有紮實的寫作功底，精通語法、修辭、格式和邏輯知識，掌握壹定的寫作規律，做到內容與形式的統壹，既有良好的表達形式，又有充實的內容。因此，秘書必須加強寫作訓練，掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時註意隨時積累信息，不斷提高寫作水平，培養準確的寫作表達能力。入世後，我國外貿出口在很多企業的貿易總額中已經占據了相當大的比重，在外貿中或多或少都要用到外語，這就客觀上要求現代秘書具有較強的外語能力。計算機操作能力是現代秘書應該具備的另壹項基本能力要求。秘書要熟悉辦公軟件和計算機網絡的使用，還要精通常用辦公設備的使用。速記是近年來被提上日程的壹種輸入能力。當領導做口頭陳述時，秘書要以最快的速度記錄在工作筆記或電腦上，從而大大減少工作時間，提高工作效率。
4.創新能力。壹個秘書還應該具備壹定的創新能力。秘書創新能力是指秘書理解領導意圖，充分發揮主觀能動性，創造性地為領導提供最佳服務的能力。知識經濟時代，各種信息瞬息萬變，這就要求秘書在實際工作中勇於探索，勇於改革，勇於創新。所謂創新，就是在工作內容和工作方法上有新思路、新內容、新方法。
要做到這壹點，秘書必須重視自身的繼續教育和綜合能力的培養，鼓勵自己盡快增加理論知識和實踐才能，在思想觀念、行為傾向、知識結構、知識存量和應用能力等方面下大功夫，以適應知識經濟時代對人才的要求。
(2)秘書應具備的知識。
基礎知識。基礎知識是秘書人員知識結構的關鍵。其他壹切知識都離不開基礎知識的基礎，否則就是“無源之水，無本之木”。秘書應該具備的基本知識可以分為兩類:
壹方面是社會科學知識，相當於高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識；
壹方面是自然科學知識，也就是物理、化學、數學、生物知識。此外，還要懂壹點經濟知識、法律知識和科技常識，精通壹門外語。
1，專業知識。秘書的專業知識可以分為兩部分，第壹部分是秘書的基礎知識，第二部分是秘書的行業知識。行業知識是指秘書專業知識的另壹部分，即秘書行業的行業知識。這是秘書知識結構的核心部分。壹般來說，行業知識是指秘書所從事的行業必須具備的行業知識，對於秘書來說是“第二專業知識”。在秘書學的學習中，人們越來越重視第二專業知識的重要性。在國外，秘書職業已經按照第二專業進行了分類，比如法務秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等等。
2.擴展知識面。秘書不僅要了解和熟悉專業知識和生活中的壹些基礎知識，還要掌握壹些相關的邊緣知識，以拓展自己更好的工作。比如心理學，禮儀，公共關系，企業管理等等。擴大知識面可以讓妳在工作中更加得心應手。現代秘書人員不僅應該是專業人員，更應該是通才、多面手。