個人檔案有六個作用:壹是保留原幹部身份；二是辦理工作調動時需要個人檔案；第三，參加公務員錄用考試，需要檔案確定身份；第四，辦理個人退休手續時，要查看檔案記錄；第五，職稱晉升的參考；第六，出國政審公證，需要查閱個人檔案。
人事檔案的管理應與員工的人事管理相統壹，以利於發揮人事檔案的作用。如果人與檔案脫節，在不知道當事人被調到哪裏的情況下，保留人事檔案是沒有意義的，也就是“有檔案沒人”。因此，在工作中壹定要堅持“檔案隨人走”的原則，員工調動後壹周內，其人事檔案必須轉移到新的管理部門。
擴展數據
1，應該存儲文件的位置
對於有工作單位的，檔案壹般存放在自己的工作單位；如果工作單位小，不具備存儲檔案的條件，員工的檔案就由單位存儲在當地的人才市場。學生的檔案保存在學校的學籍科。
2、公開查詢檔案的方法。
社會人的檔案會存放在單位或者人才市場。可以去單位檔案管理處查自己的檔案。如果公司在人才市場有員工檔案，可以通過電話或網上查詢自己的檔案。
3、應屆畢業生查檔案方法。
對於剛畢業的學生，檔案會從學校送到他們工作的人才市場。由於檔案傳遞較慢，畢業後兩個月內仍可在學校學籍科查到檔案。兩個月後，妳可以在妳工作的人才市場登記。可以電話咨詢，也可以上人才網咨詢。
4、查詢文件的方式
主要有兩種方式。壹種是打電話給公司的檔案管理處或者人才市場；另壹種是通過學校、公司或者人才相關網絡查詢。另外，如果妳有足夠的時間，可以帶上證件到現場進行面對面的詢問。
5.特別提醒
如果應屆畢業生沒有找到工作或者自由職業者，請不要把檔案帶回家，這對以後的就業和晉升影響很大。壹定要把他們留在當地人才市場。
參考資料:
百度百科:人事檔案
中國檔案網