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現代寫字樓如何管理和服務?

物業管理在機關後勤工作中起著非常重要的作用。縱觀機關後勤的物業管理工作,主要有以下五項工作:

——是房屋的維護管理。辦公樓投入使用後,由於自然因素、使用因素、生物因素、地理因素、災害因素的相互影響,房屋會逐漸陳舊損壞,使用價值逐漸降低。為了延緩這壹過程,需要經常對辦公樓進行維護、保養和維修,以保持辦公樓原有的功能,防止、減少和控制其損壞,使物業管理達到保值增值的目的。這是最常見的工作內容之壹。

二是設施設備管理。即按照壹定的科學管理程序和制度以及壹定的技術管理要求,對各種設備的日常運行維護進行有效管理,主要包括高低壓供電、給排水、空調、消防、電信、衛星電視、圖像監控、紅外報警、綜合布線、電梯管理等。

三是清潔衛生管理。主要用於公共辦公室、領導辦公室、會議室、接待室、閱覽室、健身房、活動室、招待所的衛生清潔,為辦公提供幹凈的環境。

四是內部會議和訪客接待的服務管理。主要為會議及參會人員提供會前及會中服務,包括會場布置、會場服務、插花、音響操作等。通過接待服務,展示機關服務中心服務人員的風采和特色。

第五,治安和消防管理。主要是門衛,安全監控和停車場管理。這項工作在物業管理中占有重要地位,管理難度大,服務性強。通過以上五個方面的管理服務,提供壹個幹凈、舒適、文明、安全、便捷的辦公環境。

辦公區的物業管理有著不同於住宅和其他物業管理的特點:壹是技術密集型。對管理人員和專業人員的要求也高於其他物業管理人員。二是政府活動頻繁。安全管理和衛生服務的任務是壹般的小區物業管理無法比擬的。三是保密。服務對象是政府機關和單位,具有壹定的保密性,安全保密管理非常重要。四是服務管理要求高。要求服務人員具有較高的服務技能、較強的服務意識和奉獻精神。

第壹,要抓在職人員的素質。

辦公室人員的分散性、任務的特殊性、失誤的開放性,要求關註人員素質。

二要掌握服務技巧。

現代寫字樓普遍智能化,自動化程度高,技術含量高。實踐證明,物業管理的操作涉及面廣,技術要求高。不能光靠美好的願望,還要有真本事。業務技術水平的高低直接關系到服務中心的服務質量和效率。因此,應註意通過不同形式的培訓提高在職服務人員的業務技能。

第三,要重視物業維修的質量

加強設施設備的維修和保養,充分發揮物業設備的使用價值。第壹,主動安排預防性維護。二是及時完成日常緊急搶修。對於突發故障,盡快組織人員維修,做到隨叫隨到,報修不誤,分秒必爭,不影響使用,讓大家滿意。三是認真進行改進維護。有些設施由於設計缺陷或人員辦公條件的改變,給辦公帶來不便,需要進行壹些改進,使物業更好地發揮使用價值。

第四,要重視內部服務管理。

物業管理是壹個系統工程,由許多子系統組成。為了實現高效率和高水平的物業管理,我們必須強調標準化,註重個性化,努力提高服務水平。具體來說,要重點做好“三個現代化”:壹是服務標準化。實行標準化服務,減少隨意性,降低出錯率,增強主動性。因此,應在制定辦公樓綜合管理制度的基礎上,加強對服務員、維修工、保潔工的禮貌服務標準,從禮貌到各項服務都做出具體要求,既有定量也有定性,使每個服務人員不僅對自己的服務工作有壹個“度”的概念,而且在執行中有壹個“量”的目標,使服務工作上軌道、上水平。第二是運營的目標。在物業管理的實際操作中,有相應的工作目標,主要包括設備運行、衛生保潔、安檢等工作目標。主要工作有了目標要求,才能有效避免失誤,減少事故,保證服務質量。第三是管理的制度化。服務中心自成立以來,壹直致力於制度建設,如制定辦公樓綜合管理制度、閱覽室工作人員管理制度、活動室管理制度、消防安全制度、保安制度、食堂管理制度、衛生保潔管理制度等。同時擴大了圍墻,組織服務人員認真學習落實,在物業管理制度化方面邁出了壹大步。

五、抓質量目標考核。

根據辦公樓物業管理的主要任務,重點抓“四率”:壹是設備完好率。主要設備完好率應達到95%以上。二是健康達標率。衛生保潔是寫字樓物業管理的壹項常規工作,涉及面廣,量大,所有樓層都要達到創建標準。第三是服務滿意率。要求服務人員達到每個人的滿意。第四是事故差錯率。應該降到最低,爭取為零。