1.規定物業管理公司主管(含代理主管)負責公司各物業項目檔案的監管和保管，文員負責專職文件的歸檔和批註。
2.物業管理公司的驗收檔案、平面圖、業主及租戶資料、管理制度、合同及附件、設備設施及維修制度、財務報告、員工人事信息等檔案要求集中歸檔，文件櫃要求加鎖。沒有主管的允許，任何人都不能使用它們。
3.物業管理公司的檔案必須按公司要求歸檔，做到圖紙入袋，文件入文件夾，報表文件有索引，歸檔文件有歸檔文件清單和編號目錄。
4.物業管理公司文件目錄和歸檔文件清單應每季度提交公司備案。
5.物業管理公司的檔案應在前任監事調動和任命時移交給公司或繼任人，經確認後方可離開。
6.需要經常使用的物業管理公司的檔案要進行復制和備份，不得隨意使用原始檔案。
7.如因工作需要借閱、復印部分檔案，必須經主管書面確認，如有違反，按泄密處理。
8.公司將定期檢查上述條款中所述要求的執行情況，並將對不符合要求的保管責任人采取適當的制裁措施。
9.如因保管不當造成物業管理公司檔案丟失或泄露，對物業管理公司造成重大影響，損害物業管理公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司管理保密規定:
1.公司和物業管理公司的內部信息，業主、使用單位和物業管理處工作人員的個人信息，以及郵寄地址、聯系電話、購買/租賃合同及金額、專用條款、物業管理公司和公司內部情況，以及其中包含的業主和使用人的個人信息，均屬於工作保密範圍。
2.業主、使用人和員工的資料統壹存放在辦公室的文件櫃中，專人負責標註和歸檔，由物業管理公司負責人每周審核，其他工作人員未經允許禁止查閱。
3.物業管理公司物業管理辦公室檔案櫃的備用鑰匙由主管保管。監事和秘書需要請假時，可由指定的授權人代為執行上述事務。