7.4.1采購控制程序(XHW/CX-11-A/0)
1.0用途
公司應確保采購的貨物和服務滿足公司第二體系有效運行的服務質量和環境要求。
2.0適用範圍和相應的標準條款
2.1適用範圍:適用於服務過程中直接影響服務質量和環境保護的采購貨物和服務，如設備的零部件、提供給顧客的貨物和分包服務。
2.2相應的標準條款:Q-7.4和E-4.4.6。
3.0責任
3.1總經理辦公室是公司物資采購的歸口管理部門，負責供應商的評估和選擇以及辦公用品的具體實施。
3.2采購材料應與保管員辦理入庫手續，保管員負責采購材料的驗收。
3.3相關人員根據工作需要到倉庫進行領用，並辦理出庫手續。
4.0工作程序
4.1采購材料分類
A.A類材料:維修配件(水龍頭、彎頭、對準線、三通、電線、燈具等。)和直接用於為業主服務的清潔材料；
B.B類物資:辦公用品、辦公設備及耗材、工具等。
4.2采購物資供應商的選擇和評價
4.2.1合格供應商資格:
A.具有良好的供貨業績和信譽；
B.相關等級證書或資質證書；
C.價格合理；
D.服務好。
4.2.2總經理辦公室根據采購物資和服務的要求，通過對物資和服務的質量、價格和履約率的比較，選擇合格的供應商，並填寫《物資供應商和服務供應商評價表》。對於類似的物資和服務，應同時選擇幾家合格的供應商進行比較，合格的供應商應報主管副總經理批準。各部門負責建立本部門合格供方的評價記錄。
4.2.3對於有長期業務往來的A類材料供應商和日常服務供應商，應提供質量證明文件和定期檢驗記錄，以確認其質量保證能力，包括以下適當內容:
A.質量、環保和安全證書；
b .公司對供應商質量管理體系的審核結果(如有必要)；
C.公司和其他顧客對供應商的滿意度調查；
d .供方服務或服務質量、價格和交付能力的檢查記錄；
E.供應商的財務狀況、服務和支持能力等。
4.2.4對於首次供應A類材料的供方，除提供足夠的書面證明材料外，還應在供應前進行樣品測試和小批量試用。具體步驟如下:
a .新供應商根據提供的技術要求提供少量樣品；
B.使用部門經理負責組織樣品驗證，出具相應的驗證報告，填寫《材料供應商和服務商評價表》相應欄目，並反饋給相關采購部門/負責人；
C.如果樣品不合格，可以再次送檢，但最多不超過兩次；
D.零星采購的供應商將由部門經理組織的貨物驗收記錄進行評估；
E.連續兩次嚴重不供貨的供應商將被取消資格。
4.3服務提供商的選擇和評估
4.3.1我公司物業管理的日常服務包括以下分包項目:
A.化糞池清洗b .清洗項目(部分)c .電梯維護
4.3.2合格服務提供商的資格:
A.在工商部門註冊，具有法人資格；
B.在類似服務項目中表現優異；
C.所提供的服務能滿足公司的管理和質量要求；
(四)具備承擔相應服務項目的工作條件和實力；
E.服務商在提供服務前，應向相關部門提交項目服務報告，報告必須包括供應商負責人、服務標準、分包服務計劃、分包價格、完成時間、質量保證等內容。
4.3.3首次服務供應商的評估:
A.接受服務的部門根據服務提供者的營業執照、人員素質、技能、證明材料、市場調查、業績和對所提供服務的初次使用情況，對服務提供者進行初步選擇；
B.接受服務的相關部門應對服務質量進行檢查，並填寫《物資供應商和服務商評價表》；
C.所有合格的服務供應商應報行政人事部審核，由副總經理批準；
D.對於合格服務提供者在服務過程中出現的嚴重不合格，服務部門應填寫《供應商服務不合格通知單》，通知服務提供者限期整改，並按要求跟蹤驗證整改效果。如果服務商連續兩次仍達不到要求，經報總經理批準後，相關部門可取消服務商資格。
4.4合格供應商的年度評審
4.4.1總經理辦公室每年組織壹次合格供應商和合格服務商的復評，填寫《物資供應商和服務商評價表》進行綜合評價。
4.4.2凡重新評審確定的不符合組織要求的供方，應取消其合格供方資格，因特殊情況需保留的，應報總經理批準。
4.5材料采購的審批
4.5.1月采購計劃
A.各部門應在每月25日前填寫月度采購計劃。采購部經理審核後簽字，各部門提出意見或建議，報主管副總經理批準。
b .經主管副總裁批準後，將采購計劃提交總經理辦公室進行采購。
緊急采購
A.各部門根據工作需要，需要填寫臨時、緊急零星采購物品的請購單。
b .請購單中采購的貨物應報副總經理批準後方可采購。
4.5.3月度采購計劃或請購單應明確註明材料的名稱、規格、單位、數量、采購原因、質量要求和特殊要求，還應考慮環保要求。
4.6采購驗證
4.6.1采購物資到貨後，相關采購人員通知保管員對采購物資進行驗收，辦理入庫手續。
4.6.2公司物業管理的日常外包服務包括:清理化糞池；清潔項目(部分)；電梯維保等供應商服務的驗證由接受服務的相關部門監督管理。驗證方法可包括:
接受服務部門對供應商服務質量的驗證；
征求業主對供應商服務質量的意見；
根據服務項目分包合同對服務部門進行驗收；
服務項目分包信息；
捐贈人資格證明材料；
服務和證明材料；
相關部門提供的服務質量承諾書。
5.0相關文件
5.1不合格品和不符合控制程序
6.0記錄
6.1采購計劃XHW/R-CX-11-01-A/0
6.2領料單XHW/R-CX-11-02-A/0
6.3材料供應商和服務商評價表XHW/R-CX-11-03-A/0
6.4供應商不合格服務通知XHW/R-CX-11-04-A/0