1.規定物業管理公司主管(含代理主管)負責公司各物業項目檔案的監管和保管，文員負責專職文件的歸檔和批註。
2.物業管理公司的驗收檔案、平面圖、業主及租戶資料、管理制度、合同及附件、設備設施及維修制度、財務報告、員工人事信息等檔案要求集中歸檔，文件櫃要求加鎖。沒有主管的允許，任何人都不能使用它們。
3.物業管理公司的檔案必須按公司要求歸檔，做到圖紙入袋，文件入文件夾，報表文件有索引，歸檔文件有歸檔文件清單和編號目錄。
4.物業管理公司文件目錄和歸檔文件清單應每季度提交公司備案。
5.物業管理公司的檔案應在前任監事調動或任命時移交給公司或繼任人，經確認後方可離開。
6.需要經常使用的物業管理公司的檔案要進行復制和備份，不得隨意使用原始檔案。
7.如因工作需要借閱、復印部分檔案，必須經主管書面確認，如有違反，按泄密處理。
8.公司將定期檢查上述條款中所述要求的執行情況，並將對不符合要求的保管責任人采取適當的制裁措施。
9.如因保管不當造成物業管理公司檔案丟失或泄露，對物業管理公司造成重大影響，損害物業管理公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司管理保密規定:
1.公司和物業管理公司的內部信息，業主、使用單位和物業管理處工作人員的個人信息，以及郵寄地址、聯系電話、購買/租賃合同及金額、專用條款、物業管理公司和公司內部情況，以及其中包含的業主和使用人的個人信息，均屬於工作保密範圍。
2.業主、使用人和員工的資料統壹存放在辦公室的文件櫃中，專人負責標註和歸檔，由物業管理公司負責人每周審核，其他工作人員未經允許禁止查閱。
3.物業管理公司物業管理辦公室檔案櫃的備用鑰匙由主管保管。監事和秘書需要請假時，可由指定的授權人代為執行上述事務。
4.放置在辦公室、監控中心、大堂接待處的業主和經營戶的聯系電話、個人聯系電話、員工地址等應隱藏，不得張貼在顯眼處或泄露。
5.公司制定的物業管理公司各類規章制度和工作指引由物業管理處統壹保管，高級管理員級別以上人員可以借閱(必須辦理借閱手續)，每次限壹周。借用的目的是指導員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲和復制。
6.發出的各種通知要有時間限制，到期後收回。
7.員工要有維護他人隱私權的法律意識，主動為公司和業主保守秘密，堅決拒絕任何異常窺探行為，並向公司舉報。
8.若員工不當執行保密規定，導致公司、業主、經營戶或管理層員工利益受到不良侵害，公司將依據《員工守則》相關規定予以嚴懲，由此引起的壹切法律責任由當事人承擔。
3.物業管理公司檔案:
1，物業管理公司驗收文件:
1)土建及設備安裝竣工資料(圖紙及設備資料)；
2)設施設備的質檢、消防、勞動局、公安、音像管理部門的驗收文件；
3)機電設備維修合同；
4)公共* * *區域設施設備驗收記錄(管理公司)；
5)公共區域設施設備交接記錄(開發商、承包商、管理公司)；
6)單位驗收移交記錄(承包商、業主、管理公司)；
2、物業管理公司二次裝修文件:
1)用戶單位二次裝修方案及審批程序；
2)管理處二次裝修期間的監督檢查資料；
3、商業信息:
1)職業記錄；
2)業主(租戶)登記(包括姓名、單元號、聯系人、建築面積、交接形式、占用時間或租賃期限等。);
4、物業管理公司管理文本的編制:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等。應當裝訂成統壹的冊；
2)物業管理公司的各項管理規章制度和裝修規定；
3)物業管理公司的管理分包合同；
5、物業管理公司設備維修類別:
1)各種設施設備應有專門的維護制度和應急措施；
2)各種設施設備有獨立的維護檔案和日常檢查維護記錄；
3)配電室、監控中心、電梯機房等主要部分。應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄；
4)物業管理處有用戶維修保修，維修後要有回訪記錄；
6、物業管理公司設施設備檢測:
1)變配電間應有供電部門的定期電氣試驗報告記錄；
2)電梯應有勞動部門的證明和年檢報告；
3)生活水箱應定期清洗，並做好記錄。清洗後應有衛生部門的水質檢測報告，清洗工作應有有效的體檢證明；
4)防雷系統應有定期檢測報告；
5)應有定期沈降試驗報告；
6)消防泵和管道應有定期調試和換水記錄，煙溫探頭應有定期檢測記錄；
7)其他設施設備的檢查記錄；
7、物業管理公司物業管理操作班:
1)公文應當用計算機打印，並有規定的計算機文件號和歸檔目錄記錄；
2)物業管理公司管理費的收取
3)物業管理公司管理費財務報告
4)物業管理公司物業管理處的運營報告；
物業管理公司物業管理處會議紀要(包括內部會議和與開發商或業主委員會的會議)
*物業管理公司物業管理辦公室值班記錄
*安全值勤記錄
*設備值班和檢查記錄
*管理工作計劃和報告
*工程設備管理計劃和報告
*物業管理公司物業管理辦公室之間的通信
*用戶維修和投訴處理記錄
*承包商維修或維護工作的記錄。
……
詳見物業管理網。
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