壹是物業服務企業應當由專人管理業主檔案材料，檔案員應當承擔管理不當的法律責任。
業主檔案涉及業主的個人隱私，壹般會記錄業主的房號、電話、家庭成員、身份證件等信息。如果在檔案使用過程中不註意保密，可能會侵犯所有者的隱私。因此，業主的檔案應由專人管理，建立檔案管理網絡，明確責任人。物業管理企業可建立由企業負責人、主管部門和專(兼)職管理人員組成的三級網絡管理體系，並可指定專人負責業主檔案的管理。具體負責檔案管理的人員需要經過專業的檔案管理培訓，具備檔案管理知識。在檔案管理過程中，因檔案管理人的過失和過錯造成檔案信息泄露的，檔案管理人應當承擔法律責任。通過這種具體的職責分工管理模式，加強對業主檔案的管理。
二是物業服務企業在與外部公司簽訂合作合同時，嚴格約定業主個人資料保密條款及相應違約責任，在業主個人資料泄露後及時啟動救濟程序，防止業主個人資料進壹步泄露。
物業服務企業在物業服務合同履行過程中，因工作需要掌握了業主的個人資料，但這些資料只能用於與物業管理服務相關的工作。與外部公司簽訂合作合同時，可能涉及使用業主信息的，物業服務企業應當在合作合同中明確約定保密條款。即未經物業服務公司和業主書面同意，不得泄露業主信息。未經物業管理公司和業主書面同意，擅自將業主信息泄露給第三方的，物業管理公司有權解除合同，並追究違約方的違約責任，要求違約方賠償違約金。
。通過提高違約方的違約成本，限制外部公司的違約行為。物業服務企業在發現業主個人資料被泄露後，應及時向違約方主張權利，通過新聞媒體曝光督促違約方停止侵權行為，甚至通過訴訟追究其法律責任。
三、物業服務企業在檔案管理現代化的同時，應采用先進技術加強檔案的保密管理。
隨著計算機科學技術的飛速發展，數字檔案管理日趨成熟，眾多的數字檔案管理軟件也紛紛登場。物業服務企業在采用先進技術的同時，也應當采取相應措施防止檔案信息泄露。物業服務企業可以選擇使用個人隱私選擇平臺等業主檔案管理中的相關軟件，達到保護網絡隱私的目的。進入車主信息庫時，軟件會提醒妳正在搜索哪些信息，是否繼續瀏覽信息由用戶決定，或者在軟件中預設只允許收集特定信息，其他信息不允許收集。通過安裝類似軟件防止車主信息被竊取，可以有效保護車主信息安全。
四、由政府行政主管部門和行業協會出臺相關指導意見或指導性文件，加強對物業管理企業檔案的監管，物業服務企業制定業主檔案管理實施細則，加強對業主檔案的管理。
各級房地產行政主管部門負責本轄區內物業管理活動的監督管理。針對目前物業服務企業對小區業主信息和檔案管理不嚴格的現象，政府部門應出臺相應的指導性文件，加強監管。北京市建委近日發布《關於要求物業服務企業加強業主個人資料管理的指導意見》，要求物業公司防範業主個人資料泄露，物業服務企業建立健全業主個人資料管理制度。做好隱患排查，嚴格查閱制度，實行專人管理，明確責任人，堅決杜絕私自帶走或泄露業主個人資料的行為。還規定，出現上述情況的，不得讓物業管理公司進行質量評價，並記入企業不良記錄。在指導性文件中，行政主管部門應當明確因管理不善導致業主個人資料泄露的，物業服務企業應當承擔的法律責任，將物業管理企業的不當管理行為記入信用檔案，並要求物業管理企業追究具體責任人員。各地物業管理行業協會要積極發揮協會作為政府和企業之間橋梁紐帶的作用，針對當前物業管理企業在業主檔案管理方面存在的不足，研究物業管理行業的實際問題，探索有效的解決辦法。宣傳隱私保護相關法律法規。
，制定行業檔案管理操作指引，引導物業管理企業為業主提供更加專業、規範的服務。物業服務企業可以根據企業實際情況，參照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《機關檔案工作條例》、《企業登記檔案查詢辦法》，制定企業內部檔案管理操作規程，要求企業員工嚴格按照操作規程管理業主檔案。(作者是廣東侯波律師事務所律師，兼任廣州市律師協會民事法律專業委員會秘書長。)