招標準備階段是指從開發商或業主做出決定到正式對外招標的壹系列準備工作，即在發布招標公告之前。按照國際慣例，現階段的主要任務是:組建招標代理機構；準備投標文件；確定標底。
(壹)招標代理機構的設立
任何物業管理招投標，無論是開發商還是業主委員會，都需要成立專門的招投標機構，全面負責整個招投標活動。招標機構的主要職責是:起草招標章程和招標文件；組織招標、開標、評標和定標；組織合同的簽署。可見，招標機構壹旦成立，其職責將貫穿整個招標過程。
組建招標代理機構主要有兩種方式。壹種是開發商或業主成立自己的招標機構，自行組織招標工作；另壹種是開發商或業主委員會委托專門的物業管理招標機構進行招標。兩種做法都符合我國《招標投標法》的規定，各有特色。
對於開發商或業主委員會自行設立招標代理機構，我國《招標投標法》規定:“具有編制招標文件和組織評標能力的招標人，可以自行辦理招標事宜。任何單位和個人不得強制其委托招標代理機構辦理招標事宜。”考慮到招標是壹項復雜繁瑣的工作，其中編制招標文件和組織評標有很強的專業性，對招標人的能力要求也較高，因此，招標人應根據自己的實際情況量力而行。如果招標人是有實力的大型開發商或聯合開發機構，有能力在從物業設計、施工監理到驗收的整個開發過程中自行設立招標代理機構，並負責其“壹站式”招標工作，那麽物業管理的招標也應由開發商自行設立的招標代理機構完成。再比如，對於采用小規模邀請招標或議標的小型物業管理項目，由於招標工作量不大，專業性不強，開發商壹般可以自行編制招標文件，自行組織評標。此時，招標人成立招標代理機構進行投標是比較合適的。自行招標的開發商或業主，按照慣例，應在開發商單位或業主委員會下設“招標工作委員會”或“招標工作組”等招標機構。其具體的組織架構在本書第1章已經有詳細介紹，這裏不再贅述。
關於招標人委托的招標代理機構，我國《招標投標法》規定:“招標人有權選擇招標代理機構，委托其辦理招標事宜。任何單位和個人不得以任何方式為招標人指定招標代理機構”。委托招標代理機構招標最大的好處是招標代理機構與投標人之間的信息完全對稱，使得招標項目專業性強或者開發商、業主信息不充分的情況下，招標也能順利完成。為此，開發商或業主在選擇招標代理機構時應註意以下問題:
首先，招標人應根據自己的意願和自身情況選擇招標代理機構，任何個人和單位都無權向招標人強行指定招標代理機構。而且招標代理機構與招標人的關系僅限於委托代理關系，招標代理機構無權將招標結果強加給招標人，招標人應當是中標與否的最終決定者。特別是國有房地產開發商在委托招標代理機構投標時，應避免選擇與其有上級關系的招標代理機構。
其次，招標人要根據自己的標的規模，選擇不同級別的招標代理機構進行招標。我國《招標投標法》對招標代理機構的資質和等級進行劃分，主要依據招標代理機構具備的兩個條件:壹是代理人的招標經歷達到壹定年限，連續幾年招標金額達到壹定水平；二是編制招標文件和組織評標的專業能力和技術力量，即專家人才庫的大小和專家的素質。招標人應根據自身對物業管理的要求和標的規模選擇合適的招標代理機構，在委托價格合理的情況下選擇水平較高的代理機構進行招標。
招標人委托招標代理機構進行招標的方式常用於公開招標和部分大型邀請招標。事實上，對於壹些大型項目，開發商往往會委托壹家招標代理機構來做項目的所有招標工作；另外，業主委員會進行物業管理招標時，壹般會委托招標代理機構進行招標。
(二)招標文件的編制
編制招標文件是投標人在投標準備階段最重要的工作。招標文件是招標機構為招標工作向投標人提供的必要文件。招標文件的目的是通知投標人提交標書的程序；澄清所需標書的主題；告知評標標準和簽訂合同的條件。招標文件不僅是投標人編制招標文件的依據，也是招標人和中標人進行合同談判的依據，因此它是對招標機構和投標人，以及招標人(開發商或業主)和中標人都具有約束力的重要文件。招標人應高度重視招標文件的編制，確保條款嚴謹周到，內容清晰、合理、合法。
物業管理招標文件的內容和格式根據招標項目的特點和需要而有所不同，但任何招標文件都應以法律和慣例為依據來編制其基本內容。我國《招標投標法》規定:“招標文件應當包括招標項目的技術要求、投標人資格審查標準、投標報價要求和評標標準、擬簽訂合同的主要條款等全部實質性要求和條件”。根據本規定和國際慣例，物業管理招標文件的基本內容可歸納為三個部分:
1.投標人須知
投標人須知是招標文件的重要組成部分，是業主或招標機構關於如何投標的指導性文件，包括投標條件、有關要求和程序等。
(1)投標條件
因此，招標文件應對投標條件進行說明和規定，目的是保證投標人的資格和投標的真實性。為了保證投標人的資格，招標機構有必要對潛在投標人進行資格預審。在這部分招標文件中，規定參加資格預審的投標人必須提交證明材料及其格式，以便統壹審查。為了保證投標的真實性，招標人往往要求投標人交納投標保證金，招標文件規定了投標保證金的比例、交納方式和保函的格式。
(2)招標文件要求
如果投標條件側重於投標人的要求，這部分側重於招標文件的要求。由於招標機構在接受投標時通常會檢查投標書的編制和密封是否符合程序，因此招標文件必須在本部分中明確招標文件編制的統壹要求(通常提供招標文件的統壹格式)和投標文件密封和提交的規定，以便於開標和評標。
(3)招標程序說明
因為整個招標過程要體現公平、公正、合理的原則，而要體現公平、公正的原則，重要的是要使招標程序公開，以增加招標活動的透明度。這部分招標文件的內容是公開開標、評標、定標策劃等招標過程的關鍵內容，從而體現整個招標工作的公正性和透明度。
2.合同條款
合同條款的目的是對中標後將要簽訂的合同內容進行規範和公開，也是招投標公平、公正原則的具體體現。合同條款分為壹般條款和特殊條款。前者通常是物業管理招投標的行業公約，針對不同的物業管理項目通用，通常由技術條款、商務條款和法律條款組成；後者是針對每個具體物業管理項目的特點量身定制的個性化條款。根據人格包含* * * *的原則，在合同條款中，專用條款優於通用條款。兩者不壹致時，以專用條款為準。
3.技術條件
技術規格是規定招標項目技術要求(如服務標準、物業管理項目具體工作量等)的文件，是招標文件的重點之壹。技術規格通常以技術規格清單的形式進行說明，還需要項目的工程圖紙作為投標人計算投標價格的依據。
考慮到招標文件的編制在整個招標活動中起著重要的作用，下壹章將詳細介紹招標文件的編制，在此不再贅述。
最後說壹下制定招標文件的時間。何時編制招標文件由房地產開發建設程序決定。目前，我國大部分物業管理招投標處於物業開發建設後期。然而，隨著開發商對物業管理要求的不斷提高，物業管理“提前招標”已經成為普遍現象。我國的“預招標”是指在項目立項階段，土地申請獲批後，可以進行物業管理招標，制定招標文件。提前進行物業管理招投標確實有其優勢。但過早制作招標文件，此時存在大量不確定因素，會增加編制招標文件的難度，降低其可靠性。因此，應註意招標文件制定的時間，使招標文件的內容嚴謹明確，具有前瞻性。
(3)編制標底
編制標底是投標的重要準備工作。按照國際慣例，在正式招標前，招標人應編制招標項目的標底。標底是招標人為編制招標內容而計算出的合理基價，即預算價。其主要作用是作為招標人審查報價、評標和確定中標人的重要依據。所以標底是招標單位的“絕密”信息，不能透露給任何無關人員。尤其是國內大部分工程在招標評標時，都是以高於和低於標底價格的壹個區間作為判斷投標是否合格的條件，所以標底價格保密的重要性就更加明顯了。
因為標底是衡量投標報價競爭力的壹把尺子，所以標底的質量直接影響招標工作的成效。如果標底設置過高，進入合格範圍的投標人過多，評標的工作量和難度都會大大增加；如果標底定得太低，很容易使所有投標人失敗，從而導致投標失敗。因此，壹份制作精良的標底可以說是招標工作成功的壹半，而壹份先進、準確、合理、可行的標底的編制需要細致、求實。首先，標底的編制與招標文件的編制密切相關。標底編制是否正確，很大程度上取決於招標文件中對工程工作量的描述是否正確。因此，在招標文件中描述工程工作量時，應盡量減少遺漏，使工作量盡可能準確，力爭將招標文件中計算的工作量與實際工程量之間的誤差控制在5%以內。其次，標底的編制要以比較先進的物業管理方案為基礎，這樣編制出來的標底才具有實用性。如果是開發商或業主自行招標，可以參考近年來國內外先進的物業管理方式，也可以由開發商或業主委托招標機構制定標底。