物業管理公司的機構設置取決於公司的性質、管理模式、物業使用性質以及公司的經營理念、目標和職能。此外，機構設置與從業人員的數量和質量有關，與崗位配置形成適當的比例。同時，企業經營規模、管理手段和技術含量也影響著機構的設置。
目前物業管理公司的機構設置主要包括:
1.經理室:是物業管理公司的領導和決策機構，設經理壹人，副經理若幹人。經理全面負責公司的經營，是所有重大問題的決策者，負責安排和協調副經理的工作。副經理是經理的助手，在經理的領導下全面履行職責。重大問題上報經理處理，及時匯報責任，提出處理重大問題的意見，完成經理交辦的各項任務。
2.辦公室:辦公室是公司的綜合管理部門，負責人事勞動、文書處理、福利、公關接待、內務管理等。
3.財務部:財務部在公司經理的領導下，參與企業的經營管理，負責制定財務收支計劃，會計出納，經濟核算，編制會計報表，檢查監督各種資金的使用，根據企業的需要，計算出資金的用途。
4.業務部物業管理公司的業務部壹般是根據公司的規模、物業的種類、配套設施的數量、提供服務的種類來設置的。為了便於管理，可以先設立業務部門，再單獨設立各職能部門，或者單獨列出各職能部門。
業務部主要負責公司的整體運營，協調以下職能部門的工作。通常可以設置以下內容:
1.房屋管理維修部負責行業管理和房屋維修，包括:租賃管理和委托管理、不動產的接管、拆除和置換、不動產檔案管理、房屋修繕計劃、日常維護和小修服務。
2.業務拓展部開發業務項目，通過競爭接收新的行業，制定物業管理公司的業務計劃。
3.保衛部門負責轄區內的治安、交通安全和消防管理，參與社會聯防，維護管理區域內的人身和財務安全，保障正常的工作、生活和交通秩序。
4.環境管理部門負責轄區內的衛生、綠化維護和環境建設，組織保潔員、綠化工進行與物業管理相匹配的專業作業，包括:樓宇保潔、過道、門廳、小區、道路的日常清掃保潔、病蟲害防治、農藥噴灑、綠化、草坪、花卉養護等。
5.設備工程部設備工程部是物業管理公司的技術部門，負責小區或高層建築內各類設備的管理、維修和保養，並在業主入住後進行裝修改造。設備工程部應根據國家和省市的有關政策規定，監督檢查各有關項目和設備的質量，審核管理部提出的修理計劃和資金，並積極發掘和承接力所能及的壹切項目。
各部門的設置主要由兩個因素決定:便於管理和有利於企業發展，有很多種提法。