1.結構規劃
根據質量體系文件的這種金字塔結構，文件編制者的安排也是不同的，即企業負責質量手冊、程序文件、作業指導書的具體編制者是不同的。
質量手冊應由質量管理部門或負責質量管理的部門編制，管理者代表和總經理必須參與質量手冊的編制，因為質量手冊是大綱。如果這個工作沒有做好，接下來的工作會很困難，會浪費很多時間。質量手冊由總經理、管理者代表、質量體系文件組長、部門經理、質量管理部成員等負責編寫。，並由企業最高管理者的總經理簽發。
程序文件由管理者代表、質量體系文件組長、部門經理、質量管理部成員等負責編寫。也就是說，質量手冊和程序文件基本上是由同壹批人編寫的(具體的文字組織可以由2-3人編寫)。在編寫文件的過程中，必須召開壹些會議進行討論。
作業指導書可以分解，題目內容規劃好之後，可以分配到各個部門去寫。應該號召每個員工都參與準備工作。如果大家都參與，都思考，那麽編制出來的文件最適合企業的特點，最有實際效果。每個人都參與其中。比如保潔部門的保潔人員可以參與編寫保潔的相關操作規程，工程部的維修操作人員可以編寫維修和設備操作的相關操作規程。這樣，工作做得非常細致，真正到位。
2.版式設計
質量手冊、程序文件和作業指導書都有相應的格式和要求。文件的格式應該在計劃之初就準備好。在制定文件之前，可以規定質量體系編制的指南或程序，比如質量手冊完成後是什麽樣子，以後要修訂的步驟，編制編號，用什麽字母代表質量手冊，用什麽字母簡化質量手冊。這些都需要設計壹個程序，編制了壹些公司質量體系文件:上面是壹個頁眉，下面是壹個頁腳，頁眉頁腳兩行，上面寫著公司名稱，說明是公司的文件。如果是質量手冊，寫下質量手冊，版本是版本A ××修改狀態。在版面右上角標明文件編號:例如寫××M9002(××代表公司簡稱，m代表手冊)。實施時間寫在頁腳，這是質量手冊的設計格式。當然，這些格式可以根據企業的具體情況，參考其他文件進行規劃，但最好在文件制定之前就把上述內容全部規劃好。
3.內容規劃
文件的內容，尤其是程序文件和三級文件，要在壹開始就規劃好，比如物業管理中的項目管理要準備哪些文件等。首先要對文件和內容進行規劃，然後分解到各個部門進行準備。這裏要特別註意程序文件的內容，壹定要體現物業管理的行業特點。有很多物業公司在執行ISO9002的過程中誤入歧途，照搬其他公司文件的內容，造成了“兩張皮”的現象。