現代物業的價值不僅取決於地段、建築結構、空間布局和室內外裝修，還取決於設備的質量、性能、系統結構和運行狀況。隨著經濟體制改革的深入和競爭機制的引入，對現代化設備的需求和依賴越來越高，設備的作用越來越突出。實際上，設備管理幾乎涉及到物業管理企業業務流程的方方面面，其功效和意義總結如下。
(壹)關系到聲譽和生存
設備管理作為企業管理的重要組成部分，其質量對企業的社會聲譽乃至生存都有著重要的意義。物業設施壹直處於良好狀態，人們可以安心便捷地生活和工作，企業得到認可，社會地位逐步提高，競爭力加強，發展前景廣闊。相反，如果某些設備經常處於性能不佳或停機維修的狀態，將直接影響整個物業的功能，降低其使用價值和社會聲譽，甚至得不到人們的認可而被丟棄。
(二)與服務成本和企業資金的合理使用有關。
設備管理對服務成本的影響不僅表現在數量和質量上，還表現在設備投資效果、停工損失、維修費用、能源和材料消耗上。
加強維修可以有效延長設備的使用壽命和維修周期，節約維修費用，減少停工損失。
樹立經濟運行意識，在運行中註重節約能耗和運行費用，通過嚴格規範的管理，降低機器材料的日常消耗，杜絕“跑、冒、滴、漏”等缺陷，以降低相關費用，使設備保持最佳、最經濟的運行狀態。
隨著現代化設備的不斷發展和廣泛使用，設備在固定資產中的比重越來越高。顯然，要提高企業的經濟效益，就必須設法提高資金的合理利用率，而設備的科學管理無疑是關鍵。具體要看設備經濟管理的壹系列環節是否達到最佳水平。
(3)與技術安全和環境保護有關。
如果設備可靠性低，管理不善，事故不僅會破壞企業的生產經營秩序，還會給國家和企業造成重大經濟損失，給家庭帶來不幸。
如果設備陳舊落後，有害物質或噪聲排放超標，就會汙染環境，危及人類和生物的生存，成為公害。
因此，保證安全生產，消除環境汙染，有效防止設備和人身事故及社會危害，是現代設備管理的重要課題。
隨著物業管理企業的快速發展，物業建設中的科技含量也在迅速上升。網絡化和智能化的管理服務成為物業管理企業贏得競爭的關鍵籌碼。為了在激烈的競爭中保證較強的適應性，必須依靠技術進步，而先進的設備管理是企業技術進步的根本保證。
二、設備管理的基本目標
良好的設備管理應:
(壹)建立先進的設備管理體系
1.根據物業管理企業的規模，考慮設備的數量、復雜程度和集中程度，管理人員的專業水平，維修人員的技術力量和組織形式，結合企業的特點、職能和工作特點(運行班次、節假日與否)，實事求是地設置設備管理制度。管理制度力求理順關系，提高工作效率，體現先進性。
2.設備管理負責人必須熟悉國家有關政策、法規和規章；必須熟悉設備的技術和理論知識，具有壹定的業務能力。
3.加強設備管理系統人員培訓教育，提高員工職業道德和業務水平，落實管理人員崗位責任培訓、操作人員使用維護培訓、維護人員技能培訓，將所有培訓納入設備管理工作計劃。
(二)建立健全設備管理規章制度。
物業管理企業標準化設備管理規章制度應主要包括以下內容:
1，設備管理崗位責任制。
2.設備基礎數據管理系統。
3、設備運行維護制度。
4、設備維護制度。
5.固定資產管理系統。
6.培訓和教育體系。
7、特種設備管理和應急制度。
8、各種機房、配電室的出入登記制度等。
(3)做好設備管理的基礎數據工作。
基礎數據工作是設備管理的根本依據，基礎數據必須正確、完整。利用現代化手段和計算機進行管理，基礎數據將電子化、網絡化和活化。
設備的基本信息包括:
1.設備原始文件:①基本技術參數和設備價格；(2)質量證明文件；③使用安裝說明；(4)驗收資料；⑤安裝、調試和驗收記錄；⑥制造、安裝和使用日期。
2.設備卡片和設備臺帳。
設備卡根據系統、部門和地點對所有設備進行編號。壹臺設備有壹張設備卡片，卡片上登記了設備的編號、名稱、規格、基本技術參數、設備價格、生產廠家、使用部門、安裝地點、使用日期。
按照編號收集設備卡片進行統壹登記，形成企業設備臺帳，反映所有設備的基本情況，為設備管理提供方便。
3、設備技術登記
設備從開始到報廢的全過程，包括計算、設計、制造、采購、安裝、調試、使用、維護、改造和報廢，都要有詳細的記錄。
每臺設備都應建立設備技術登記簿，這是設備的檔案資料。設備技術登記包括:
①設備概況:即設備臺帳中的信息；②設計參數和條件、技術標準和圖表；(3)設備運行狀況；④備件；⑤設備維護和修理；⑥設備檢修記錄(包括時間、費用、人員)；⑦潤滑卡；⑧設備事故記錄；⑨更新改造和搬家記錄；⑩報廢記錄。
設備技術登錄應及時、準確、完整，反映設備的真實情況，以指導實際工作。
4.設備系統數據。
物業設備只作為壹個系統工作。例如，中央空調系統由壹系列設備組成，如冷水機組、冷卻泵、冷凍泵、空調末端設備、冷卻塔、管道、閥門、電控設備和監控調節裝置等。如果任何壹種設備或傳導設施發生故障，系統就不能正常冷卻。
因此，除了對單臺設備數據的管理，還必須重視系統的數據管理。該系統的數據包括:
①竣工圖:原則上應按施工圖進行施工，但在實際施工中，很多具體問題往往需要更改，因此應隨時在施工圖上標出或記錄更改的地方，尤其是管道、閥門安裝的規格、位置、標高和走向。如果變更的地方在施工時沒有標註或記錄，容易導致管理困難。
當施工完成後，施工中的所有變化都將通過圖紙重新表示出來。這樣的圖紙是符合實際情況的，就是竣工圖。竣工圖應由資料室和管理設備部保管。
②系統圖:竣工圖是整個物業或整個樓層的平面布置圖。竣工圖上，各種管線密密麻麻，縱橫交錯，非常復雜，不熟悉的人壹時難以看清楚。系統圖是將每個系統分成若幹個子系統(也稱子系統)，其中系統的壹些重要組成部分的結構原理、運行過程和具體位置都可以用文字詳細說明，表達方式靈活直觀，圖文並茂，讓人壹目了然。