首先，根據《幹部檔案工作條例》和《流動人才檔案管理暫行規定》，這些都是國家法律法規。國家承認學歷的全日制普通高等學校畢業生是國家幹部，其檔案必須由縣級以上組織或人事部門保管，勞動部門無管轄權。他只負責高中教育和其他人事的管理。
其次，勞動局管理的檔案是企業參保的下崗職工或自由職業者的檔案；人事局(下屬人才中心)保管的檔案是高校畢業生的檔案，享受國家關於高校畢業生的政策，兩者有本質區別。
勞動局代保管檔案，人事局代保管檔案享受以下政策:1代理時間計算工齡；2第二年，晉升助理職稱；3.考上機關事業單位後，在大學時間參加工資改革；人才中心為畢業生推薦就業；5文件可隨作品壹起轉移。
此外，還有出國政審、職稱評定、考研報名、黨團關系轉移、各種社會考試報名、生育指標征集、代辦繳納各種社會保險、開具相關民事證明等功能。
如果檔案放在個人手裏，或者存放在無權代理的企業，就享受不到這些政策。
企業不論大小、性質，未經人事局授權，任何單位和個人都無權保管檔案。