1、確定撰寫職位描述時的語言基調。
（1）為了做到清晰、直白、簡潔易懂，撰寫崗位職責時必須字句斟酌，多壹字工作變性，少壹項工作落空。盡可能地運用樸實無華、簡潔通俗的語言來進行描述。
例如：準備營銷計劃、提供優化策略等；
（2）為了做到準確、真實、權責分明，撰寫崗位職責必須客觀理性、平白直說，用表示主動行為的動詞給出應該做什麽的積極暗示。
比如：計劃、準備、實現、處理、提供、完成、聯絡等；而不能用比喻、誇張等手法，也不能使用修飾、形容等詞語。
2、撰寫崗位職責
撰寫崗位職責想要做到有的放矢，我們在撰寫之前，必須先了解清楚該崗位負責的全部事項。因不同企業中相同職位的崗位職責會有所區別，您可通過列舉所招聘職位需要完成占用任職人員工作時間的5%以上的任何壹項職責或責任清單來初步確定。然後根據列出的工作內容清單來撰寫崗位職責：
分析清單進行統壹歸類，並據此明確列舉出必須執行的任務，將基礎性的工作活動根據內容用簡練的語言進行歸納分類，轉換成實際責任，再用概括性的語言簡潔表明任職人員被期望達到的結果以及為結果所負責任，即轉化為崗位職責。
比如：壹家公司需要招聘“英語翻譯”，我們首先列舉其日常工作任務：
接聽總機電話；轉接總機電話；→接聽、轉接總機電話。
協助文控室收發傳真；收發快遞；收發信件；收發書刊；→收發傳真、、快遞、信件和報刊。
承辦員工考勤工作；承辦員工外出登記；→承辦員工考勤和外出登記。
協助人事辦理人員離職手續，協助人事辦理入職的相關手續；→協助人事辦理入職、離職手續。
接待來訪客人；根據來訪客人預約情況通報相關部門。→接待來訪客人，並通報相關部門。
協助部門領導組織公司活動；協助部門經理處理行政報表；→完成上級交辦的其他工作。
轉換為崗位職責：
①整理個人儀裝以保持企業形象；
②接聽、轉接總機電話；
③收發傳真、快遞、信件和報刊；
④接待來訪客人，並通報相關部門；
⑤承辦員工考勤和外出登記；
⑥協助人事辦理入職、離職手續；
⑦完成上級交辦的其他工作。
⑧照職位的工作目的，補充完善崗位職責。
3、撰寫任職要求
任職要求是基於完成崗位職責的基礎上，所需要具備的行為能力與素質要求。所以，我們在撰寫任職要求時需要根據前面該職位的崗位職責來確定。
（1）對每壹項崗位職責進行分析，列舉出最基本的能滿足各項工作職能的資質，諸如教育程度、工作經歷、知識和技能，包括所有的工作必需的關鍵技能和特長。
例如，對壹個前臺文員來說，主要的崗位職責可以概括為：
①整理個人儀裝以保持企業形象；→需要具備：良好的外在形象。
②接聽、轉接總機電話；→需要具備：嫻熟的多線路電話系統處理能力，專業、禮貌和耐心的電話溝通技巧，較高的工作效率。
③收發傳真、快遞、信件和報刊；→需要具備：熟練使用辦公自動化設備，較高的工作效率。
④接待來訪客人，並通報相關部門；→需要具備：接待客戶時的主動熱情、親和力，壹整天坐在壹張桌子後面的耐心和忍受力，責任心強。
⑤承辦員工考勤和外出登記；→需要具備：嚴謹細心。
⑥協助人事辦理入職、離職手續；→需要具備：態度親和，謹慎細致。
⑦完成上級交辦的其他工作。→需要具備：具有團隊精神，較強的責任心和執行能力。
（2）結合該職位的工作開展過程及需要的結果，對以上列舉出的能力要求及行為特征進行評級歸類，明確需要強化的行為能力與素質要求，初步確定任職條件。
還是列舉前臺文員的例子，根據分析“前臺文員”崗位職責得出的任職要求按工作目標進行歸類，得出“前臺文員”的任職要求；
①年齡20歲以上，秘書、中文等相關專業中專以上學歷。
②身高160cm以上，五官端正，外在形象氣質佳。
③1年以上行政人事、文秘或相關工作經驗。
④良好溝通表達能力，待人親和，熱情。
⑤熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。
⑥工作細致認真，謹慎細心，積極主動；
⑦工作效率高，責任心、執行力強，具有團隊精神；
（3）結合公司戰略發展需求，對照內部人才歷史結構，進壹步分析、評估和探討現有人員存在的差距和改進方向，最終確定並添加或改善需要的能力和素質要求。
比如：公司計劃擴大國外業務範圍，前臺文員還需要負責接聽外國客戶的電話，或直接接待外國客戶。則需要增加對前臺文員的外語要求，同時學歷要求也要提高，則關於上面“前臺文員”的例子應做相應添加和改善：
添加：英文口語溝通能力良好。
改善：秘書、中文等相關專業大專也上學歷。
在撰寫職位描述時，您應該註意的是：
1、崗位職責應精確簡練，不應過於詳細、事無巨細。
崗位職責不是工作指導書，只需做到清晰、精確、簡練地告訴求職者的工作內容時什麽和其需具備的能力要求，以及表明企業期望其達到怎樣的效果。我們沒必要面面俱到，把大事小事壹股腦托出，顯得繁瑣紊亂不說，讓求職者產生畏懼心理，打心底抗拒就不好啦。
2、職位描述應隨時保持更新狀態。
很多工作都會由於各種原因產生變動，如個人的成長、團隊的發展，或者新技術的進展等。職位描述應根據公司的戰略發展角度去思考和靈活調整，而不是僅僅停留在歷史任職員工從事該職位的工作描述。
3、任職要求要與工作相關，不應追求理想化。
有不少企業在撰寫任職要求時，會過於追求“最優秀”，給到職位壹些過於理想的要求。HR在撰寫職位要求是考慮求職者完成該工作所需能力的同時，還要結合求職者的穩定性、可發展性來綜合考慮，不應想當然，迷戀於招聘壹個什麽都能做、都會做“全能”型的人才。
4、忌華麗的辭藻，忌妙筆生花，更不能虛假做作。
（1）撰寫崗位職責應去除修飾、形容性的詞語，使用經典的動賓結構。求職者是句子中的暗含主語，可以被省略。
例如，前臺文員的崗位職責其中壹項是：“接待來訪客人”。如果寫成：“友好誠懇地接待辦公室來訪客人。”就顯得累贅虛假了。
（2）使用動詞的現 在時態。
例如：使用“負責”，而不是使用“將負責”。
（3）必要的時候使用解釋性短語說明“為什麽、如何、哪裏或多經常”來幫助說明含義使其更清楚。
例如：“每兩周壹次收集員工時間表來幫助計算薪資。”
（4）省略任何不必要的冠詞如“壹個”、“那個”等，使描述容易理解。
例如：前臺文員的職責被寫成：“用壹種友好的和壹種誠懇的方式來歡迎所有的來這棟大樓的來訪客人。”
（5）不能使用含偏見的術語。
比如：使用“他”或者“她”來構造句型，會給求職者帶來被排除在外的距離感和不尊重感。
（6）避免使用易引起歧義的字眼。盡量不要用如下詞匯：“經常”、“某些”、“復雜的”、“偶爾的”或“幾個”。
5、結果為導向
職位描述既要說明對某職位期望的結果是什麽，又要提出對結果的績效衡量的標準是什麽，這樣可以大大減少受聘者對工作內容和結果的理解偏差。