1.強有力的主題
我們每天都在收件箱裏收到很多電子郵件。教授也壹樣，每天都有很多郵件要處理。如果妳想讓妳的郵件脫穎而出，吸引教授的註意，給它壹個引人註目的主題是非常重要的。主題的選擇也應該與郵件的內容密切相關。同時，如果妳能在回復時改變磁性郵件的主題，會比默認的“回復:”好得多，也便於教授快速理解信的內容。
正確發送
將郵件發送給正確的收件人很重要。沒有人願意在收件箱裏看到與自己無關的郵件。試想壹下，如果那封本該發給田中教授的信是發給山田教授的，那麽山田教授收到以“田中教授”開頭的郵件時的心情可想而知。更重要的是，我們整個留學申請可能會中斷。因此，在發送之前，我們必須檢查收件人和抄送人(如果有的話)，以確保我們的信件順利到達正確的收件人。
3.語法準確
在電子郵件中看到錯誤是很無聊的。尤其是對於大學教授，他們通常對文字更敏感，對語言錯誤的容忍度更低。所以妳應該在寫作後檢查語法和拼寫。使用錯誤的語法只會降低妳在收件人眼中的可信度。這種錯誤往往代價太大，還是避免的好。
簡潔
人的註意力是有限的，大家都想盡快看完郵件，提高工作效率。大學老師每天都要接觸大量的書面內容，尤其是看郵件的時候。因此，盡量在郵件中使用簡單明了的英語。比如用“buy”代替“purchase”。避免陳詞濫調，比如“最後但並非最不重要”，試著用直接和禮貌的方式寫郵件。
5.適當的格式
盡量不要把郵件的所有內容都放在壹段話裏，這樣會讓讀者很難理解妳。為了讓教授更容易清晰快速地讀懂妳的意思，最好把郵件內容分成幾段。也要避免有很多從句的長而復雜的句子。有邏輯地組織妳的文章，包括要點、標題和小標題以供解釋。
6.恰當的措辭
像緊急和重要這樣的詞是為了吸引讀者的註意力。如果妳不必要地使用這些詞，妳的電子郵件對收件人來說將毫無價值。而且在申請留學的過程中，教授也不希望看到這種給人緊迫感的文字。因此，謹慎使用“緊急情況”，只有在真正必要的時候才選擇這樣的詞語。
7.了解目標群體
妳應該知道妳的郵件是發給誰的。為此，在妳寫郵件之前，妳應該充分了解妳的讀者，清楚地知道他們想看到什麽。這就需要妳在接觸教授之前，充分了解教授的相關研究，做到有備無患。
8.給出回復的截止日期。
如果需要回復郵件，要在郵件中明確向回答者指出截止日期。但是在留學申請的郵件中，通常並不贊成給教授指定回復日期，而是用委婉的話語試圖提醒教授看到郵件後記得回復。
9.給出明確的行動指示
如果妳的郵件要求讀者完成壹項行動或任務，說明應該清楚。比如妳聯系教授的時候，妳希望教授回答壹個關於申請的問題，所以妳最好寫清楚妳希望教授回答這個問題。
以上是對日本留學法的簡單介紹，希望對有意申請日本留學的中國學生有所幫助。