郵件主題
首先，郵件的主題要盡量簡短，切記不要留白。沒有主題的郵件不是太被忽視，而是給人不好的第壹印象和倉促感。如果很緊急，建議使用緊急、求助等短語，簡潔但顯眼。
地址
其次，在地址方面，首先確定學校網站的聯系方式中沒有聯系人姓名。如果是，強烈建議直接用聯系人的名字，比如用親愛的麥金尼先生，而不是壹般的親愛的先生或女士。當然，如果學校不提供，最好用親愛的先生或女士，或者可能涉及到的人。這是另壹個竅門。壹般大學工作者和教職員工都有自己的郵箱，大部分都和自己的姓有關，比如姓和名。
主體
接下來是正文，還是要遵循簡潔的原則。因為招生官每天要看很多這樣的信，太長太繁瑣讓人本能反應很不舒服。壹封清晰簡潔的信會讓對方更容易在回答中透露更多信息。
正文要點邏輯清晰，條理清晰。這並不容易做到，因為我們通常需要在遇到問題時聯系學校，而這種情況往往會讓我們焦慮，恨不得壹下子把壹切都搞清楚。但是越想越容易讓事情變得更加撲朔迷離。所以在寫郵件之前，妳要把事情梳理清楚，最好能跳出來，以壹個旁觀者的角度來看問題，把前因後果想清楚。為什麽會有問題？是什麽原因造成的？壹定要說明背景，如果作為問題提出來，會讓人很困惑；但不要走向另壹個極端。匆匆說了壹大堆，什麽問題都沒問就結束了。這樣學校負責人會無所適從，給出的建議質量也會大打折扣。所以記得把事情陳述清楚，把問題列清楚，這樣別人就可以壹壹回答，郵件的目的就可以達到了。
列舉問題時，最好不要全部放上，因為問十個以上的問題會嚇到對方。最好的策略是從最緊急的問題開始，壹封郵件中的問題不超過三個。問題總結有條不紊，切忌重復和泛化。這樣得到的答案是最有效的。
結局
最後，記得在結尾的另壹行寫上我最誠摯的問候。如果逢年過節或者趕上周末，可以加壹句祝福，會讓人心情愉悅。
收到回復後，不管有用沒用，最好回信表示感謝。