地址方面，首先要確定學校網站上的聯系方式上是否有聯系人姓名。如果是，強烈建議直接使用聯系人的名字，如親愛的巴布魯克先生，而不是壹般的親愛的先生或女士。當然，如果學校不提供，最好用上面提到的親愛的先生或女士，或者可能涉及到的人。這裏還有壹個竅門。壹般大學職工和教職工都有自己的郵箱，大部分都和自己的姓有關，比如部分姓和名。所以，當妳看到壹個以某人名字命名的郵箱，很可能就是這個人的工作郵箱。
接下來是正文，還是要言簡意賅。因為招生辦的人每天要看很多這樣的信，太長太繁瑣讓人本能反應不舒服。壹封條理清晰、言簡意賅的信，會在回答的過程中不自覺地讓對方慢慢透露出越來越多的信息。
重點是邏輯清晰連貫。這並不容易做到。因為我們通常只有在有“情況”的時候才需要聯系學校，而往往這種情況讓我們很焦慮，恨不得壹下子把壹切都搞清楚。但是越想越容易讓事情變得更加撲朔迷離。
在寫郵件之前，妳要把腦子裏的東西整理好，最好能跳出來，站在壹個旁觀者的角度看問題。想清楚前因後果。為什麽會有問題？是什麽原因造成的？壹定要說明背景，如果作為問題提出來，會讓人很困惑。但不要走向另壹個極端:很多人匆匆忙忙談了很多事情，最後什麽都沒問就結束了。這樣學校負責人會無所適從，給出的建議質量也會大打折扣。所以記住，把事情陳述清楚之後，把問題列清楚，讓別人壹壹解答，郵件的目的就可以達到了。
列舉問題的時候，最好不要壹下子把所有的事情都擺在桌面上。十幾個問題壹下子就把對方嚇住了。最好的策略是從最緊急的問題開始，壹封郵件最好不要超過三個問題。問題的歸納要有條理，不要重復，記得要具體，不要太籠統。這樣得到的答案是最有效的。
總的來說，英國的大學仍然會很快回復郵件，壹些調查顯示，新興大學在這方面尤為突出。收到回復後，不管有用沒用，最好回信表示感謝。
另外，如果之前沒有說清楚，可以繼續深入討論。最好直接點擊“回復”按鈕回復，這樣下面會引用原文，可以讓對方知道妳已經收到回復了。更重要的是，由於學校每天都要處理大量這樣的信件，引用下面的原文可以幫助他“回憶”妳的案例。當然，如果第壹次回復就達到了目的，也不要只是無視。要時刻牢記我們“禮儀之邦”的傳統美德，回復他人以示感謝。
記得在最後幾行寫上我最好的街道。如果遇到節假日或者周末，別忘了加上幾句HappyNewYear或者Haveagoodweekend，會讓人心情愉悅。
來源:新東方未來出國