效率管理的第壹個程序是確定效率標準，分析當前的管理狀況，並將當前的管理狀況與效率標準進行比較。
1.確定效率標準
要管理所有的活動，首先需要有壹個效率標準來檢查和衡量。沒有效率標準，管理就無從談起。效率標準是衡量實際管理績效的基礎和標準。效率標準通常來源於組織在其規劃階段設定的目標，但並不等於組織目標。在具體的經營活動中，不能籠統地把組織的計劃目標作為標準，必須根據具體的經營特點制定標準。如成本、利潤、工時、單位產品的材料消耗定額等等。最好是量化的標準，但也有很多不太好量化的標準，比如工作態度、人際關系、道德水平等。雖然這些標準無法量化，但還是應該提出壹些定性的標準。
2.分析當前的管理狀況
分析當前的管理狀況是為了衡量績效。所謂績效測評，就是對組織的運行效果進行定量或定性的描述，並根據描述的信息對實際工作進行評價。衡量績效是管理過程中的壹個重要環節，但管理的目的不是衡量績效，而是實現預定的績效。實際工作情況與標準是否有偏差，偏差有多大，是采取管理措施的依據。只有獲得偏差信息，才能有效實施管理。績效考核工作是壹項嚴肅而細致的工作，直接關系到管理目標能否實現。
有些活動很容易測量，比如生產活動的產量、質量和銷售業績，有些情況需要專門的測量儀器，有些情況根本無法精確測量，比如人的精神狀態、激勵程度等內在心理狀態，由於無法直接觀察，只能通過推斷來判斷。另壹個常見的困難是如何考核企業的高層管理者。因為高層管理者的工作內容很難確定，當然也很難評價他們的工作業績。壹般來說，技術含量越低的工作，建立標準的難度越大，完成績效評估的難度也越大。
3.比較效率
將管理的實際結果與既定目標的要求進行比較，如果完全壹致，就不需要改變或調整原來的目標和控制狀態。但這種情況在管理實踐中極為罕見。大多數情況下，管理的實際結果與既定目標存在不同程度的偏差。如果沒有偏差，就不需要管理。正因為有偏差，我們才需要做工作。這種偏差需要我們比較效率。這就需要管理者實施管理和控制來調整目標或消除偏差，解決問題。
與既定目標相比，壹般有三種情況:有效性高於或等於或低於既定目標的要求。如果等於既定目標，那麽這是最理想的情況；如果高於目標，管理者應重新確定目標或維持原目標，以實現超額完成任務；如果低於目標要求，管理者要尋找問題的根源，糾正偏差，才能最終實現目標。
根據效率標準衡量實際活動有效性的最佳方式應該是基於向前看。比如，僅僅控制某個產品的生產進度是不夠的。我們應該調查零件、部件、在制品、原材料和材料的生產和準備是否符合要求，並根據效率標準進行比較，以便在偏差實際發生之前發現偏差，並采取適當的措施加以避免。壹個聰明而有遠見的主管往往能預見到可能出現的偏差。如果管理者缺乏這種能力，也要盡早發現已經發生的偏差。當管理者得到偏差的信息，認為有必要采取措施糾正實際結果與效率標準之間的偏差時，就必須糾正偏差。
糾正偏差應該從研究產生這種偏差的原因開始，有時在計劃階段估計前提條件時會出現錯誤。比如預測期過於樂觀，導致銷售額達不到預期值。找出偏差的原因有助於確定適當的糾正措施。
當然，如果有偏差，也可能是管理者判斷失誤，或者員工處理不當。在這種情況下，如果錯誤是嚴重的或習慣性的，我們應該采取糾正措施，進行人事變動或轉移當事人進行培訓。總之，只有找出確切的原因，才能采取相應的行動。
二、計劃的制定
科學的方案制定過程需要完善的方案制定程序和相應的方案制定技術來保證。不同類型的方案制定可能有不同的流程要求。然而，壹般來說，方案制定程序主要包括四個不同的有機步驟:方案制定、方案評估、方案選擇和方案補救，形成壹個完整的方案過程。壹般程序制定程序包括:
1.方案制定
科學決策需要“多方案選擇”。對與錯，好與壞，都是在比較中發現的。因此，只有擬定壹定數量的備選方案，經過認真的評估和比較，才有可能選擇出最佳的或最滿意的方案。多方案比較是科學決策的基礎。管理者在面臨問題時，如果只有壹個方案，就很難做出科學的決策。
擬定壹個方案，不僅要有多個備選方案，還要有原則上的分歧，而不僅僅是細節上的分歧。如果提出的備選方案質量不高，就不可能從中選出高質量的方案。如果選擇太少，就沒有太多選擇。因此，備選方案的數量和質量對最終決策有很大影響。只有在擬定了壹定數量和質量的備選方案後，才能找到最能有效實現既定目標、花費最少的方案作為行動方案。
這個方案應該盡可能以不同的方式和不同的角度來制定。方案的擬定不僅要靠邏輯思維，還要靠直覺和形象思維。在擬定方案時應廣泛運用各種智囊團技巧，如“頭腦風暴法”、“戈登法”、“對仗法”等。只有這樣，才能最大限度地發展創造性思維，鼓勵和促進新思想和創造性觀點的產生，拓寬方案制定的視野，提高方案制定的質量。
2.方案評價
在制定計劃的過程中，要集體討論，認真分析復雜的情況和不同的意見。對方案的評價也應如此，所有提出的方案都應從定性和定量兩個方面進行分析和評價。定性分析主要是直接利用人的知識、經驗和能力對方案做出直接的評價。對於壹些受社會、經濟、環境因素影響較大，且復雜多變，難以用數據量化的決策，定性分析尤為重要。但這種方法往往主觀性強，論證不嚴謹，需要輔以定量分析，兩種方法要結合起來。定量分析主要是將各種方案轉化為數學模型，得到各個模型的解，從而對備選方案進行評價。該方法可以科學地表達各方案的優缺點，有利於方案的選擇和優化。
但是，無論是定性分析還是定量分析，對各種方案的分析都應著眼於各種方案的優缺點，權衡各種方案實現所需目標的有效性。我們應該充分估計計劃的幾個方面，好的和壞的，順利的和困難的，可能的和不可能的。思考事情的幾種可能性，盡可能的細致周到。然後，通過初步的比較和篩選，決策者淘汰了壹些缺陷明顯的方案，並對剩下的方案進行補充和完善，以供進壹步選擇。另外，方案的設計有時也不是壹次就能完成的。初始設計後，必須反復修改和豐富，才能逐步完善。
考慮壹個方案的缺點是極其重要的。很多原本很好的方案在實施過程中失敗，是因為在分析利弊時沒有考慮到潛在的困難，從而制定各種補救措施。決策者應該準確地指出計劃的缺點。有了這壹步，決策者就可以預見到計劃實施過程中可能出現的不利結果，從而不會因為這個計劃帶來的意想不到的後果而無所適從。
3.方案優化
方案選擇就是從各種可供選擇的方案中權衡利弊做出決策，從壞中選優，從好中選優。要做選擇，就要有選擇的標準。壹旦確定了評價方案優劣的標準，就可以選擇備選方案。
不同的方案有不同的評價標準，但也有壹些相同的評價標準。壹般來說，這些準則適用於任何類型的方案選擇:壹是能保證決策目標的實現；第二，在保證決策目標實現的前提下，成本(人力、物力、財力、時間等。)應該越少越好。
在評價備選方案時，如果只有壹個評價指標，且備選方案數量較少，則很容易確定最佳方案。但是，當存在大量備選方案和多個評價指標時，特別是當多個評價指標之間存在矛盾時，壹般不可能選擇壹個所有指標都最優的方案，這就需要在各種指標之間進行壹定的折衷，綜合權衡利弊。最終選定的方案不壹定是所有指標中最好的，但往往主要指標更好，其他指標也可以兼顧。這樣的方案壹般容易選擇。
決策者是決策的主人。在決策過程中，方案選擇的最終決策總是由決策者做出的。為了科學決策，避免主觀性，需要廣泛征求意見，但決策者要理順與專家的關系，既要大膽讓專家參與決策，尊重他們的意見，註意不同想法和觀點之間的討論，也要有自己的見解，專家不能代替領導決策。作為決策者，既要相信依靠專家，也要用科學的思維做決策，兩者不可偏廢。從某種意義上說，後者更重要。
4.程序補救
在對備選方案進行評估並初步選出滿意的方案後，將啟動該方案的實施計劃。方案選定後，還有壹項重要的工作，就是考慮方案實施過程中可能會出現哪些問題，這些問題壹旦出現會產生哪些不利後果，並準備好相應的預防措施和應急措施，以減少那些潛在問題出現的可能性和危害，壹旦出現及時補救。
決策是復雜的，決策者不可能考慮所有的因素，而且很多因素是不可預測的，這就導致方案中存在壹些潛在的問題。因為事情的背後隱藏著潛在的問題，容易被人忽視。潛在問題的分析和預防是科學決策非常重視的工作。這項工作做好了，可以防患於未然，保證決策的連續性和成功性。如果不了解或者不想做這個分析，在執行中出現問題就會措手不及，如果不做好預防措施，就會使壹個很好的決策方案失敗或者在執行中收效甚微，或者產生很多副作用，得不償失。如果我們事先考慮壹個方案的直接後果，思考這個方案在實施過程中可能遇到的困難，以及克服這些困難的措施和條件，對可能出現的問題進行預防性的分析，這些缺陷就可能避免或者損失就可能大大減少。
第三，實施方案
計劃的實施是指決策和計劃形成後，為達到預期目標而進行的壹切活動，即為實現決策和計劃而采取的行動。計劃的實施是決策的延續和具體化。如果決策和計劃沒有轉化為實際行動並付諸實施，那只能是壹種想法。在管理中，如果只重視決策和方案的制定，而不管決策和方案的制定是否能得到有效的執行，不重視執行中的大量工作，不及時發現和解決執行中的問題。那麽，即使是正確的決策和計劃也只是紙上談兵。管理者選擇方案，最終目的是實施方案。決策和方案是管理者的基礎性工作，執行是經常性工作。壹個合格的管理者必須既擅長決策又擅長執行。
測試和改進決策和計劃也離不開實施。管理事務復雜多變，決策和計劃不符合客觀情況在所難免。壹個決策和計劃的正確性只能通過執行來檢驗，才能得出正確的結論。在實施的過程中，實踐會告訴人們哪些決策和計劃是正確的，哪些是基本正確的，哪些是基本不正確的。對於正確的，要認真貫徹執行；對於基本不正確的，要迅速反饋，以便做出新的決策，制定新的計劃；對於基本正確的，要在實施中逐步修改，使之完善。
在實施計劃的過程中，主要領導不壹定要到現場參與具體的計劃實施和組織。他們應該註重計劃的監督和反饋。通過計劃的執行，可以看出計劃是否正確，決策是否成功。如果方案被證明是正確的，進壹步總結經驗，為以後的決策提供指導經驗；如果方案被否決，要查找原因，總結教訓，修改原方案，為以後的決策提供借鑒。
壹般來說，方案的實施是在目標已定的情況下進行的。因此，計劃的實施是壹項有目的的具體活動。這就要求整個實施過程中的所有活動都必須圍繞目標進行。因為執行是壹個復雜的活動過程，會涉及很多因素，可能會遇到各方面的幹擾。為此，每個計劃都需要壹套精心策劃的實施方案，管理者必須精心組織指揮，努力實現組織目標。衡量實施活動質量的標準是看是否有利於按期或提前實現決策和計劃所規定的目標。偏離了目標，壹切轟轟烈烈的行動都毫無意義。在實施活動中，管理者尤其要防止偏離目標、影響管理目標最終實現的喧鬧賣弄，始終堅持正確的方向，圍繞目標開展壹切工作。
四。監督和反饋
在效率管理過程中，監督和反饋是必不可少的。監督是根據計劃目標和各種效率標準，監視管理活動中的行為和結果是否偏離管理目標，監督人按標準辦事的控制過程。監督管理實施的全過程，包括管理人員的分配、要求、管理實施計劃等。，能夠使各項管理活動在既定的軌道上正常運行，計劃能夠得到完整的執行，能夠保證計劃執行與決策指示的壹致性，管理執行不會偏離目標，組織目標能夠順利實現。
計劃的實施是決策的延續和具體化，計劃實施過程中的監督可以保證決策目標的實現。監督的主要任務包括:將執行中的實際情況與原計劃進行比較，對已經發生的偏差提出補救措施，並提供反饋信息，以便跟蹤決策和糾正輸入信號。在方案實施過程中實施監督，可以使各級組織正常運轉，保證管理者的決策能夠及時、準確地執行，並持續、及時地向決策者反饋方案實施的情況和結果。
效率管理是壹個動態的過程，組織通過反饋來管理和控制它。決策者只有不斷及時地將決策執行中的各種信息反饋給決策，才能對偏離決策目標的各種情況進行調整、糾正或改善，從而達到良好的控制和靈活的指揮。沒有敏感準確的信息反饋，決策者無法做出決策，更談不上實現目標。決策、實施、反饋、再決策、再實施、再反饋...這種無休止的螺旋使決策者不斷進步和完善，使管理活動在動態中向目標靠近，最終實現目標。在效率管理中，沒有完善的反饋手段，有效的管理是不可想象的。管理是否有效，取決於是否有靈敏正確的反饋。
反饋靈敏，主要體現在:(1)能跟蹤事物的發展變化，快速捕捉信息。(2)利用先進的技術手段快速傳遞信息。(3)反饋機制能夠高效地處理和加工信息，從而及時準確地提供信息。在瞬息萬變的現代社會，如果反饋不靈敏、不緩慢，就無法及時、快速地發現管理現狀與組織目標之間的矛盾，就會使領導者錯失決策的良機。這樣的組織毫無生氣。
正確的反饋是指在反饋機制中必須有壹個高效的分析系統，對感受到的各種信息進行過濾和處理，去粗取精，去偽存真，從表及裏選擇與管理目標密切相關的信息，把那些真正有用、準確、可靠的信息提供給管理者。真實準確的信息是科學決策的前提。虛假、錯誤、扭曲的信息只會幫助領導，給管理層帶來壹系列錯誤。
實施效率管理，決策者的主要職責就是要善於在反饋系統和備選方案提供的信息中做出正確的決策，並根據方案的實施情況對原決策做出及時正確的調整。雖然任何調整和改革都不壹定那麽完美，但只要系統有反饋結構，決策總是可以在不斷調整的過程中得到改進和優化。在現代管理中，任何組織如果不建立自己的反饋系統，都無法有效、正確地指揮。雖然反饋方式多種多樣，不同的組織系統有不同的反饋方式，但反饋的本質是要求人隨著變化的情況而變化，反饋的最終目的是要求組織對客觀變化做出反應。實施效率管理，決策者不僅要決策，還要實施監督和反饋。沒有有效的監督和反饋，實施組織可能會松懈，實施過程可能會混亂無序。每個執行者不僅要執行，還要監督和反饋，使整個組織結構處於動態平衡之中。因此，監督和反饋是效率管理過程中不可或缺的重要環節。