隨著組織的發展和進步，組織越來越需要高效及時地溝通信息、傳達命令、請求決策、***享和復用知識等等諸多協同行為，這些建立在報告、單據、文件紙上的協作隨著互聯網產生了新的協作方式和工具。
協同管理軟件以“人為中心、事件驅動、流程導航、表單呈現、內外互通、應用整合、集中***享”的協同工作模式，解決了企事業單位日常工作中80%的事務、事件的處理，通過剛性與柔性、***性與個性相結合的方式，滿足不同工作管理需求，可顯著提高工作效率和執行力。
協同辦公系統可以為組織帶來哪些價值？
1.提高辦公效率
典型收益
潛在收益業務領域
協同辦公系統應對措施和功能
提高審批速度
審批
變手工審批為電子審批
變串簽流程為會簽流程
簡化人工操作，提高操作效率
手工的文件發送
信息的查詢和檢索
變手工手段為電子手段（如人工送達為電子發送）
采用辦公自動流轉功能
利用電子信息搜索手段
日程事件管理
信息***享管理
電子協作管理
方便信息溝通，提高溝通效率
在線即時通訊溝通
2.降低行政成本
典型收益
潛在收益業務領域
采用的措施
節約紙張費用、差旅費、通訊費用、電話、傳真和郵寄的費用
工作匯報
公文審批
公文傳閱
公文發布
規章制度查閱
電子審批
網上公文流轉
網上公文管理
電子公告、電子雜誌
規章制度電子版本上傳和***享
集團會議
工作調查
分單位工作匯報
費用審批
1、移動辦公
2、網絡會議
3、電子匯報
4、網上審批
節約用車成本
車輛管理和調度
通過單位運營
降低辦公設備成本
辦公設備計劃、使用、維護
辦公設備管理
節約文檔管理費用
文本紙張如：文化手冊、制度匯編、月刊、公文、刊物等
采用知識庫管理和***享文檔、采用電子發布
提高信息的獲取速度
業務信息的獲取
辦公信息的獲取
網絡資源鏈接和查詢
和業務系統的集成
辦公信息的綜合查詢
知識庫的利用
3.提升管理執行力
典型收益
潛在收益業務領域
采用的措施
規範辦公流程，實現標準化管理
1、計劃審批、費用審批
2、公文流轉
3、工作匯報
1、辦公流程分析優化,，建立各類辦公流程模型
2、建立操作規範、信息流程約束
3、建立電子模版下發
信息標準化
組織應用集成將以最小的代價獲得最大的效益
有效的信息協同，信息交互的壹致性
制定信息標準格式、標準交互方式
提高管理透明度
規範化管理
執行的追溯
執行的跟蹤
所有數據均記錄在系統中，保留各種操作痕跡
采用監控工具查詢執行狀態
對業務數據的透明訪問
提高審批速度
審批
手工審批為電子審批
串行審批流程為並行審批流程
提高決策能力
計劃審批
費用審批
制度的出臺
和統計系統以及其它業務系統的集成，直接從業務系統中提取有用的信息
從知識庫查詢有用信息
提高反應速度
各種異常情況的處理
對各種意見和匯報的快速處理
對各種申請或公文的快速審批
改變手工管理，采取電子手段：如移動辦公、EMAIL
從業務到協同辦公的集成
通過代辦工作直接找到需要處理的事宜
4.滿足組織各個層次應用需求
決策層：組織總部領導和職能部門可以通過協同辦公做到：
1、發布當天的各類指令信息給各級人員
2、批閱申請、計劃、方案等事務、事件（包括借款、采購、報銷等）
3、及時跟蹤重要事件的執行情況
4、督查關聯項目、關聯人員的信息和狀態
5、離開辦公室時可移動辦公，隨時處理各類信息
6、與部門經理實時進行網上溝通
7、安排組織會議，隨時查看會議紀要
8、隨時查看組織公告、調查、討論及知識庫
9、實時查詢組織中的主要業務、財務報表信息
分支機構層：各駐外辦事處領導可以通過協同辦公做到：
1、分解、協調上級發來的各類指令
2、根據指令制定相關計劃
3、發布當天的業務、事務訴求
4、處理、匯總組織內外的各類申請、計劃、事件並上報上級主管
5、督查關聯項目
6、和總部進行視頻會議（VOIP等）、對項目進展（項目管理模塊）、內部管理（關聯人員模塊）進行匯報溝通
執行層：組織各級部門領導可以通過協同辦公做到：
1、執行上級發來的指令，反饋執行狀態和結果
2、按業務流程規則完成本崗位工作
3、隨時查看組織公告、調查、討論及知識庫
4、實時與組織部門、外部人員進行溝通、協調
5、及時歸檔組織、項目、人員的文檔和重要記錄
6、填寫工作中相關數據報表，上報審批
員工層：各部門普通員工可以通過協同辦公做到：
我每天壹開電腦，總要做的幾件事是：
1、執行上級發來的指令，反饋執行狀態和結果
2、按業務流程規則完成本崗位工作
3、隨時查看組織公告、調查、討論及知識庫
4、實時與組織部門、外部人員進行溝通、協調
5、及時歸檔組織、項目、人員的文檔和重要記錄
6、填寫工作中相關數據報表，上報審批
外聯層：如各級代理商、客戶、合作夥伴等可以通過協同辦公做到：
1、查詢他們組織對外發布的產品、市場信息
2、及時反饋產品、市場、客戶的需求信息
3、填寫訂貨單、售後服務卡和維護單，傳給他們組織
4、享受組織提供的網絡服務
5、直接與組織的關聯人員進行在線溝通與咨詢
5. 協同對應的解決之道：
知識***享，提升學習能力
各個部門設立文檔夾，存放部門文檔；
知識、經驗、過程信息集中存儲、***享、統壹管理；
分類、控制信息，根據內容授權學習，方便、靈活。
過程控制，規範管理
制度流程驅動、表單展現，提高管理能見度；
隨機協作過程、結果可視化、提高授權協作有效性；
組織級體系化管理手段實施平臺。
敏捷組織，快速響應
協同與郵件打通等手段，把外部信息的響應轉化為內部協同，減少信息衰減；
由下而上的信息呈報，縮短信息對稱時間、過程；
隨需應變組建“跨部門”的動態項目團隊；
內部流程處理結果轉化為向下的反饋和對外部及時響應；
移動協同，實時審批、處理。
改善溝通，促進文化建設
以公告、新聞、論壇等多種方式和手段建立立體溝通平臺；
增強組織成員參與的興趣、輔助完成文化建設。
整合IT系統信息資源
集中式存儲各系統管理；
無需記憶密碼，單點登錄關聯其他應用；
與ERP等系統數據耦合。
有效減少運營成本
無紙化辦公，節約會議成本；
大大降低通訊費用；
提升單兵效率，有效抑制人力數量增長。
6. 對企事業單位的價值貢獻：
協同軟件既是個人在組織中的門戶和工具，又是組織中各角色***享的協同工作平臺，它的價值可從定性和定量兩個方面來體現：
個人的門戶和工具：有效管理您的事件、業務、時間、計劃、日程及所屬資源等，並高度關聯各要素。
團隊協同工作平臺：
1、提供組織級流程和規則，規範行為管理模式，提高組織復制力；
2、實現跨越組織、跨地域的管理，降低營運成本，提高組織敏捷性；
3、有效改善組織內外溝通，改善工作氛圍，提高企業文化建設力；
4、提高組織的學習能力，***享知識資源，降低人力資源成本；
5、全程記錄監控事務處理的流程、狀態、結果，提高團隊執行力；
6、整合信息孤島，融合業務系統
……
7、協同給企事業帶來巨大效益：
1、人均事務處理效率提高 >15%
2、團隊組織溝通效率提高 >30%
3、組織學習能力提高 >20%
4、減少人力資源擴張 >8%
5、團隊計劃控制能力提高 >20%
6、辦公及通訊、差旅費節約 >15%